Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Метод «5S» (система «5s») – это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства, японской организации производства Kaizen.

Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, оответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

5 шагов методики 5S:

Сортировка, удаление ненужного. На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: немедленно удалены и утилизированы; перенесены в место для хранения; оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.

Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места. Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.

Соблюдение чистоты, систематическая уборка. Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.

“Стандартизировать” процесс. Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.

Совершенствование порядка и дисциплина. Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.

5S помогает:

упорядочить образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.

улучшить безопасность труда, эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.

организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения.

Большинство сотрудников офисов, предпринимателей, бизнесменов и огромное количество других специалистов сегодня проводят большую часть дня за рабочим столом. Его организация очень важна для продуктивности сотрудника, потому что беспорядок или неправильная расстановка канцелярского оборудования помогает повысить функционал и эффективность работы. В этом вам поможет японская система организации рабочего места 5S.

Что такое система 5S и как ее используют?

Япония сегодня считается одной из самых развитых стран, которая имеет уникальную систему управления внутри компании, а также высокоэффективные производства. Но только по окончанию Второй мировой войны экономика Японии была в ужасном состоянии, потому что множество государств перестали с ней сотрудничать, промышленное производство было уничтожено, рабочих кадров очень мало, а сама страна была в долгах. Кроме того, существовали проблемы безработицы и дефицита товаров, поэтому жители страны начали требовать реформ и перемен.

Одним из таких предприятий, который уже находились на грани разорения, была компания Toyota. В этот период объемы сборки товаров упали до минимума, а количество сотрудников сократилось почти вдвое. И все изменилось практически за несколько лет, когда фирма начала зарабатывать несколько миллионов в год. Сегодня историю успеха Toyota ставят в пример другим корпорациям, которые начинают терять прибыль.

Первое, что сделали руководители и владельцы Toyota – изменили систему работы и разработали совершенно новые принципы. Именно благодаря им предприятие стало одним из самых успешных и крупных производителей автотехники в мире.

Один из новых механизмов, которые используются в Toyota, является методика организации рабочего процесса – это философия бережливого производства. Менеджеры этой компании выдали несколько книг и провели крупное исследование, после чего огромное количество других компаний тоже начали запускать такую же систему на своей фирме. В Toyota даже открыли специальный отдел, который занимался консалтинговыми услугами, чтобы помочь правильно организовать работу в других предприятиях. Кроме того, руководители отделов могут самостоятельно ознакомится с функционалом прямо в Toyota.

Владельцы компании утверждают, что они не создавали намеренно определенные принципы. Просто тогдашние руководители пытались срочно поменять систему производства, в результате чего появилась такая система. Из-за этого многие фирмы, которые пытаются наследовать механизм, не достигают таких успехов.

5 правил организации рабочего пространства

Основной сутью японской системы 5S является пять правил, которые используются владельцами рабочего стола. Весь механизм работы бережливого производства зависит от того, что каждый сотрудник прикладывает усилия для работы, при этом он реализует свои способности на полную и может сосредоточится именно на рабочем процессе.

5S состоит из пяти этапов.

Сортировка.

На рабочем столе размещается огромное количество предметов. Часто они могут быть незначительными или слишком маленькими и владельцу может казаться, что на самом деле со столом все в порядке. По сути предметы можно разделить на три категории:

• Необходимые – это те предметы, которые обязательно должны быть на вашем столе. Их нужно размещать под руками, чтобы быстро дотянуться.
• Нужны периодически – время от времени они могут понадобиться, но большую часть дня вам не нужно пользоваться этими вещами.
• Ненужные предметы – это те вещи, которыми вы вообще не пользуетесь, и они неизвестно как попали на ваш стол. Естественно, эту категорию нужно убрать из рабочего стола.

Соблюдение порядка.

После того, как вы убрали лишнее, нужно рассортировать то, что осталось. Более важные предметы должны располагаться так, чтобы вы не тратили время на поиск и могли на уровне рефлексов достать изделие.

Можете воспользоваться такими правилами, которые предлагают в Японии:

1. Необходимые предметы лежат на видном месте.
2. Нужные вещи лежат так, чтобы вы могли достать их рукой, при этом не поднимаясь с места.
3. Предметы, которые используются постоянно, не берутся в руки тоже должны быть размещены так, чтобы в естественном положении их можно применять. Имеется в виду, например, клавиатура и мышка компьютера. Вы садитесь за стол и ложите руки так, чтобы они сразу легли на мышку и клавиатуру.
4. В течение дня после использования нужные предметы должны ставиться обратно на свое место.

Содержание в чистоте.

Японцы советуют разбить рабочее место на несколько зон, каждая из которых будет отвечать за определенные изделия. Например, центр стола – для ноутбука или компьютера; левая часть – для канцелярии; правая – для документов.

Стандартизация.

Чтобы такие принципы производства были действительно полезными и эффективными для всего предприятия, нужно ввести их как стандарт. Абсолютно все сотрудники должны этого придерживаться, как и того, что на работу нужно приходить в 9 часов утра.

Лучшим вариантом будет сделать специальный документ, с которым ознакомятся все сотрудники. После этого периодически можно проверять результаты. Кроме того, нужно прояснить причину такого строгого контроля.

Совершенствование.

Любое действие и особенности поведения человека можно сделать привычкой. Конечным этапом 5S является доведение всех правил до того, чтобы они выполнялись на автоматизме.

Если раздумывать над правилами поведения и организации рабочего места, то по сути Toyota не придумала ничего нового. Но если их придерживаться, то можно заметить этот результат. Кроме того, самодисциплина на рабочем столе повышает производительность и в обычной работе.

5S – система рациональной организации рабочего места , которая была разработана в Японии в период после окончания Второй Мировой войны.

5S логически и по смыслу пересекается с бережливым производством (Lean Production или Lean Manufacturing).

5S – это изначально простой, логичный и эффективный инструмент организации рабочего места, который не подразумевает под собой какой-то глобальной теории, зато универсален и укладывается в пять принципов. По соотношению затраты/эффект 5S очень хороший инструмент, который позволяет простейшими и дешевыми мерами

Принципы 5S

Первый принцип системы 5S – «сэири». Русский аналог этого слова – сортировка. Правило требует разделения вещей, понятий, инструментов и дел на нужные и ненужные. Затем следует избавляться от ненужных предметов. Повторять этот шаг, как и все остальные, нужно регулярно.

Второй принцип – «сэитон», в переводе означает «соблюдение порядка». Принцип требует аккуратности на рабочем месте, позволяющей быстро и легко пользоваться нужными вещами и инструментами.

Третий принцип – «сэисо», который означает «соблюдение в чистоте». Правило означает, что рабочее место должно сохраняться в чистоте и аккуратности.

Четвертый принцип – «сэикэцу», «стандартизация». Он требует поддержания единых заведенных правил в организации.

Пятый принцип – «сицукэ», «воспитание». Означает, что вышеперечисленные правила должны войти в привычку сотрудников.

Откуда появилась система 5S

В самой системе нет ничего эксклюзивного, сложного или суперноваторского. Все, что предлагается, находится в рамках здравого смысла и обычной логики. Действительно, глупо класть инструмент, которым пользуешься часто, в соседнюю комнату, или отвертку под левую руку.

Подобные правила описывались еще в советских учебниках для слесарей 20-х годов 20-го века. Если Вы найдете и откроете учебное пособие для любой рабочей специальности, то, как правило, в самом начале книги будет рисунок «идеального верстака» со схемой раскладки инструментов. Есть предположение, что японская система стала простым заимствованием из существующей практики, возможно даже советской. Тем не менее, сформулировали эти пять правил и назвали системой именно в Японии и известен он именно как японская методика.

Цели системы 5S

Внедрение системы 5S должно привести к достижению следующих целей:

— к уменьшению количества несчастных случаев и травматизма на рабочем месте

— к улучшению качества товаров и услуг, к уменьшению числа дефектов

— созданию комфортного для сотрудников психологического климата в коллективе, повышению мотивации к качественной и продуктивной работе

— к увеличению производительности труда (которое должно приводить к увеличению доходов предприятия и увеличению уровня оплаты труда у сотрудников).

Система 5S и ее главная идея

Главная идея системы 5S в том, что любую работу можно организовать рационально, исключив потери времени, сил и средств. Несмотря на то, что изначально речь шла об организации физического труда, принципы применяются для организации любой работы.

Приведем простой пример

Для распечатки документа сотруднику нужно дойти до сетевого принтера, расположенного в коридоре офиса, чтобы дойти до него, забрать распечатку и вернуться у него уходит 2 минуты. Если он пользуется печатью 1-2 раза в день, то проблемы нет. Но если он печатает документы каждые 20 минут, то за рабочий день непродуктивные затраты могут составить 48 минут только на ходьбу. Допустим, что со всеми расходами (аренда, налоги, зарплата, соцпакет) сотрудник обходится организации в 5 000 рублей в день. Значит, его беготня к принтеру обходится примерно в 500 рублей в день, или 10 000 рублей в месяц. Может быть стоит задуматься о том, чтобы переставить принтер?

Другой пример применения 5S

В одной из компаний в США проблемой было опоздание сотрудников к началу рабочего дня. Причина оказалась очень простой - сотрудники по дороге на работу заходили в кафе выпить кофе, так как в офисе компании это сделать было невозможно. После установки кофе-машины, которая готовила хороший кофе, потери компании на опозданиях резко сократились. Да, можно было просто жестко наказывать сотрудников за опоздание, но принципы здравого смысла требуют бороться с причиной, а не проявлением проблемы и создавать комфортную для работы атмосферу.

Пример от компании Toyota

Рабочие, занятые на одной и той же операции конвейера постоянно, со временем начинали жаловаться на проблемы со здоровьем. Например, операция требовала низко наклониться, повернуться в левую сторону и что-то прикрутить. Естественно, постоянная несимметричная нагрузка на одни и те же мышцы приводила к проблемам с опорно-двигательным аппаратом, рабочие начинали жаловаться на проблемы со здоровьем. Фактически, рабочая среда была небезопасна, провоцировала болезни и травматизм. Выход был найден в регулярной ротации рабочих между различными операциями, что позволяло разнообразить работу и менять тип нагрузки на организм рабочего.

Подведем итог

Система 5S — это набор принципов, который позволяет рационально организовать работу, повысить безопасность и комфорт сотрудников, увеличить прибыльность компании. Базовые правила, привитые каждому сотруднику, позволяют значительно повысить личную эффективность всех работников — от рядовых до руководящих. Система 5S, как и любая другая, не является волшебным средством, решающим все проблемы компании и требует учета ряда особенностей при внедрении.

5S (система 5s) - это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства.

Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S .

5 шагов методики 5S

Шаг 1 - SEIRI - Сортировка, удаление ненужного.

На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: а) немедленно удалены и утилизированы; б) перенесены в место для хранения; в) оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.

Шаг 2 - SEITON - Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места.

Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.

Шаг 3 - SEISO - Соблюдение чистоты, систематическая уборка.

Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.

Шаг 4 - SEIKETSU - “Стандартизировать” процесс.

Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.

Шаг 5 - SHITSUKE - Совершенствование порядка и дисциплина.

Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.

5S - это методика для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды:

1. 5S - это упорядоченный образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.
2. 5S улучшает безопасность труда , эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.
3. 5S помогает организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения. На схеме 1 представлен один из вариантов плана чек-листа (плана) аудита метода 5S, использование которого позволит оценить фактическую ситуацию на рабочем месте, производственном участке, функциональной области и разработать мероприятия по наведению чистоты и порядка.

Схема 1. Чек-лист аудита метода 5S

Пример 5S в офисе (фото)

Изображение ниже помагает наглядно увидеть результаты внедрения системы 5s в офисе: все инструмента упорядочены, категоризированы и находятся в легкой доступности.

Больше статей на эту тему можно найти в разделе Бережливое производство библиотеки портала.