Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Текущая страница: 1 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]

Глеб Архангельский, Сергей Бехтерев, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина
Тайм-менеджмент. Полный курс

Авторы: Архангельский Г.А. – главы 2, 7, 8; Бехтерев С.В. – глава 4 (совместно с Т.В. Телегиной ); Лукашенко М.А. – главы 1, 5; Телегина Т.В. – главы 3, 4 (совместно с С.В. Бехтеревым ), 6.

Редактор П. Суворова

Руководитель проекта А. Василенко

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка М. Поташкин

© Архангельский Г.А., 2008

© Лукашенко М.А., 2008

© Телегина Т.В., 2008

© Бехтерев С.В., 2008

© ООО «Альпина Паблишер», 2012

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес

* * *

Введение

XXI в. предъявляет новые требования к каждому из нас, кем бы мы ни были: менеджерами и специалистами, руководителями, студентами, школьниками или владельцами собственных предприятий. Экономическая ситуация быстро меняется, объем получаемой нами информации растет изо дня в день, усиливается конкуренция, в том числе и на рынке труда. В этих условиях исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время. Время становится важнее денег.

В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности – внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов – становятся нормой в деятельности компаний и организаций. Изменения влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов.

Растущие темпы изменений требуют от современных специалистов принятия большего числа самостоятельных решений, умения самостоятельно организовывать и планировать свою работу. Все возрастающие внешние запросы к работнику требуют от него умения самостоятельно (без обращений к руководителю) расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов.

Поэтому одной из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стало умение эффективно организовывать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном, а также способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Научиться рационально использовать ресурс времени, действовать эффективно и добиваться успеха можно, научившись правильно планировать свою деятельность, управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными), расставлять приоритеты, ставить перед собой цели и достигать их, распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. И чем раньше нам удастся освоить навык эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет наш путь к вершинам мастерства и успеха. Ведь на то, чтобы построить свою карьеру и достичь желаемого уровня, человеку дано менее 20 лет. И важно этим временем грамотно распорядиться, не растерять по дороге к своей цели драгоценные и невосполнимые часы и минуты, складывающиеся в годы.

Предоставляем вам возможность изучить и начать применять на практике техники тайм-менеджмента, которые сделают ваше движение к вершинам успеха не только быстрым, но и приятным.

История становления тайм-менеджмента в России

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап приходится на 20-е гг. ХХ в. – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время трудового энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А. К. Гастева и П. М. Керженцева, чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Зная идеи Форда и Фредерика Тейлора, он во многом не соглашался с ними. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, совершенствовавшего технику производства, Гастев основное внимание уделял человеческому фактору. Он считал, что именно человек играет главную роль в деятельности предприятия. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Некоторые из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента Ф. Гилбрету, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже нас входят в НОТ».

18.07.1923 г. в газете «Правда» появилась статья «Время строит аэропланы», которая начиналась так:

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил:

– Сколько человек в зале?

– Тысячи три с половиной.

– Среди них много слесарей, токарей, модельщиков?

– Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей.

Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал:

– Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана.

Мы прождали еще «с пол-аэроплана», и только тогда заседание началось.

В самом деле, нам пора выражать наши бесконечные запаздывания в каких-то реальных величинах, например в аэропланах нашего воздушного флота. Тогда мы скорее осознаем экономическую гибельность нашей расхлябанности. Тогда мы научимся ценить время и работать с точностью».

Эта статья вызвала широкий отклик и стала катализатором общественного движения борьбы за время, результатом которой стало создание Лиги «Время». Ее руководителем и автором статьи был Платон Михайлович Керженцев . В тот удивительный период в отечественной истории без всякого государственного вмешательства люди организовывали ячейки Лиги «Время», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного отношения к времени. Практически во всех газетах вскоре появились разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. К сожалению, Лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭП (новой экономической политики). Но опыт деятельности Лиги показал, что ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства – возможно.

«Второй этап» отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 1970-х гг. книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»1
Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. – СПб.: Вита Нова, 2009. – Т. 4.

В ней повествуется о биологе А.А. Любищевеве, молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты, планировать свою работу. Здесь впервые появляется идея хронометража как основы системы управления личным временем. Прозвучала также важная идея бюджетирования расходов времени – гораздо более гибкого метода, чем обычное для западных подходов планирование. Книга вызвала широкий отклик и значительный интерес к теме организации личного времени. Последователи Любищева переписывались друг с другом, творчески развивали его методы и вырабатывали новые. Постепенно кристаллизовалась основная идея «любищевского» подхода – эффективное мышление как основа личной эффективности, и хронометраж как инструмент выработки этого мышления. Иначе говоря, личная эффективность не сводится к набору техник и приемов; наибольший результат дает осознанное управление временем как метод мышления .

Третий этап. В завершение рассказа об отечественной школе организации личного времени необходимо упомянуть такое уникальное явление, как первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, на сегодняшний день являющееся носителем и генератором наиболее современных методов повышения личной эффективности.

Сообщество зародилось при сайте «Организация времени» www.improvement.ru в начале нового тысячелетия, в январе 2001 г., и соединило в себе несколько очень важных элементов. Некоторые его участники – продолжатели любищевских традиций. Другая значимая составляющая сообщества – ИT-консультанты, благодаря системному мышлению которых классические подходы к личной эффективности объединяются с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем. Третий элемент сообщества – обычные управленческие консультанты, менеджеры и предприниматели, которым близки идеи тайм-менеджмента.

Все участники тайм-менеджерского сообщества – от руководителей крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм – увлеченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. А затем делятся своим опытом на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые интересные и актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского сообщества. Все собранные на страницах сайта истории – это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.

Новый виток развития тайм-менеджмента в России – открытие в 2007 г. первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. – МФПА). Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научно-педагогической школы в области организации времени.

Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм-менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени.

Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

Глава 1
Целеполага

1.1. Тайм-менеджмент как система

Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен.

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?».

Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать?

Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП).

Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?

Подробно ознакомиться с перечисленными технологиями (а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде) можно, прочитав посвященные этим темам книги. Названия некоторых из них приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».

Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?

Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?».

Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Почему цель так важна для каждого человека?

Ответом на этот вопрос и иллюстрацией того, что цель имеет в нашей жизни первостепенное значение, будет следующая история.

Утром 4 июля 1952 г. над всем калифорнийским побережьем простирался туман. 34-мя километрами западнее, на острове Каталины, в воду вошла 34-летняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман – настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода. 15 часов спустя Флоренс, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало вам проплыть эти последние полмили?» «Мне помешал туман, – ответила она. – Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели…»

«Мне помешал туман – если бы только я смогла увидеть землю…» – эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профессиональных областях.

Кноблаух Й., Велтье X. Управление временем

1.2. Проактивный и реактивный подходы к жизни

Лишь четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов. Если ее нет, мы не можем составить план действий, поскольку не знаем, чего хотим достичь. Даже если предпринимаются какие-то шаги, непонятно, приводят ли они к успешному результату, поскольку нет четкого определения, что же является таковым. Мы теряемся и разочаровываемся, жизнь начинает казаться неинтересной и пустой, а раз так, то уже нет смысла двигаться вперед. Идея ставить цели неочевидна для многих наших соотечественников, которые не управляют своей жизнью, а лишь «плывут по течению». В английскую школу пошел, потому что родители велели; на юриста выучился, поскольку был подходящий блат; работаю «там, куда устроили»…

Печально, не правда ли?

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «проактивный» и «реактивный» подходы к жизни.

Реактивный подход к жизни – это ее проживание посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь по типу «как сложилось» и «как получилось».

Проактивный подход к жизни – выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаем себя ответственными за нее.

Следует отметить, что проблема целеполагания не является исключительно российской или стран бывшего Советского Союза. Очевидным свидетельством тому является огромный читательский успех во всем мире книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»2

В которой рассматривается проактивный подход к жизни.

Однажды эксперты компании «Организация Времени» согласовывали с известной французской корпорацией, работающей на российском рынке, содержание тренинга по тайм-менеджменту. Руководитель департамента обучения, француженка, никак не могла понять, зачем нужна тема целеполагания. После долгой дискуссии она задумалась, а потом сказала: «Пожалуй, вы правы. Очевидно, проблема жизненной неопределенности действительно актуальна для вашей страны. Во Франции все иначе – там семилетний школьник уже отлично знает свои цели на всю оставшуюся жизнь…»

Для того чтобы определить проактивность произвольного взятого человека, рассмотрим, чему он посвящает бόльшую часть времени и жизненных сил. Но сначала обратимся к двум понятиям: «круг забот» и «круг влияния» 3
Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

Каждого из нас волнует значительный перечень вопросов и явлений: здоровье, отношения с родными и друзьями, наше будущее, безопасность страны, в которой мы живем, проблема неуставных отношений в армии и т. д. Все это можно отделить от процессов и явлений, не оказывающих на нашу жизнь особого эмоционального или интеллектуального влияния, и поместить все, что нас волнует, в свой персональный «круг забот».

Если проанализировать то, что в нем находится, можно увидеть, что на одни входящие в него явления мы способны влиять, а на другие – нет. То, что поддается личному контролю, помещаем во второй круг, внутренний по отношению к «кругу забот», – «круг влияния» (рис. 1.2).

Степень проактивности зависит от того, на каком из кругов сфокусироваться в большей степени. Проактивные люди отдают приоритет «кругу влияния». Они направляют силы, время и энергию на то, что в их власти изменить, в результате чего расширяют свой «круг влияния» (рис. 1.3).

Реактивные люди, напротив, сосредоточивают свои усилия на «круге забот» – жалуются на поведение других людей, на обстоятельства, которые не в состоянии изменить, и обвиняют в своих неудачах кого угодно, только не себя. Они постоянно считают себя жертвой, и в их речи регулярно проскальзывают фразы: «Я ничего не могу поделать…», «Я такой, какой есть…», «Вот если бы…», «От меня ничего не зависит…». От них исходит негативная энергия, которая наносит вред и окружающим, и прежде всего им самим. Ведь, ориентируясь на реактивный жизненный подход, такие люди нередко упускают из виду те области, в которых реально могли бы что-то сделать. В результате их «круг влияния» сжимается (рис. 1.4).

…Он был прекрасным примером человека, никогда не пытавшегося управлять своей жизнью. Печальная правда заключалась в том, что он просто плыл по течению, спотыкаясь о самого себя, неизменно выдумывая оправдания каждой своей неудаче и отказываясь принять на себя ответственность.

Многие люди ведут себя подобно ему, словно они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. Не то чтобы у них не было никаких желаний или мечтаний о том, как они добиваются огромных успехов; но эти мечты сопровождаются множеством оправданий своего ничегонеделания, основанных на убедительных доводах, и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, – лишь возможно! – наступит день, когда они начнут исполнять эти желания.

Но им всегда что-нибудь мешает – неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами…

Ч. Норрис. Тайная сила внутри нас: Дзэн-решения реальных проблем

Фокусируясь на «круге забот», мы позволяем управлять собой тем процессам и явлениям, которые в нем находятся. Только проактивное мышление и поведение способны вызвать позитивные сдвиги, которые позволят расширить наш «круг влияния».

Всегда ли он находится внутри «круга забот»? Нет, бывают случаи, когда «круг влияния» человека, занимающего солидное служебное положение и имеющего высокий уровень материального благосостояния или нужные связи, оказывается шире его «круга забот».

Модель, представленная на рис. 1.5, отражает еще один реактивный подход к жизненным обстоятельствам, сфокусированный на «круге забот».

Эта картина характеризует поведение эгоистичных людей – возможностей у них достаточно, и повлиять они могут на многое, но вот использовать эти ресурсы во благо чего бы то ни было, кроме своего маленького «круга забот», не намерены.

Отметим, что у проактивных людей «круг забот» не бывает меньше «круга влияния». Им свойственно ощущать ответственность за множество процессов и явлений, происходящих в жизни. Они, как правило, задают себе вопрос: «Что я могу сделать для того, чтобы изменить нежелательную ситуацию?» – и пытаются повлиять на события, находящиеся в «круге забот», которые для них приоритетны.

Можно ли как-то развить собственную проактивность для достижении мечты? Ведь у любого из нас найдется миллион убедительных объяснений того, почему она до сих пор не стала реальностью. Масса неблагоприятных внешних обстоятельств будет тому причиной, и скорее всего, это правда. Но какая польза в том, что у нас есть оправдания? Ведь к мечте они нас не приближают. Означает ли это, что перед нами замкнутый круг: «отсутствие цели – отсутствие плана действий – отсутствие результата – разочарование – заниженная самооценка – потеря желания дальнейшего развития и движения вперед – отсутствие цели»? Да, но выход из него все же есть. Ставя перед собой вначале небольшие, несложные и достижимые задачи, можно постепенно проложить путь к успеху. Когда цель достигнута, мы испытываем невероятный подъем и уверенность в своих силах, появляется необходимость определять для себя новые цели.

Интересный и очень разумный взгляд на технологию достижения цели приводит один из участников тайм-менеджерского сообщества (далее – ТМ-сообщество) Андрей Панфилов в статье «Отличная технология постоянства активного действия»4
Полный текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/otpad.

Технология ОТПАД

Мой подход к проблеме «движения к цели» сводится к простой формуле, к методике, названной мною немного утрированным, но громким словом «ОТПАД» – отличная технология постоянства активных действий. …Главная идея технологии ОТПАД: при движении к поставленной цели нельзя останавливаться. Вернуться к потерянному ритму гораздо труднее, чем поддерживать его. Остановка, прерывание в движении негативно сказываются на всем процессе, а регулярные замедления и последующие рывки не принесут вам ничего хорошего, если, конечно, вы не преследуете цели специально создать дополнительные трудности для личностного роста. Для достижения цели необходимо постоянное действие . Пусть чуть-чуть, пусть понемногу, но двигаться вперед без остановки. Шаг за шагом, шаг за шагом, каждый день, непрерывно. Вспомните бегунов на длинные дистанции, как они двигаются? Вы хоть раз видели марафонца, который, быстро пробежав 100–200 метров, останавливается передохнуть, а потом снова бежит? Я не видел, так как спортсмены знают тот закон, о котором я вам рассказываю. Интересное и полезное свойство той загадочной силы, что называют инерцией, заключается в том, что она и помогает сохранять движение, т. е., уж если вы разогнались и стабилизировались, энергозатраты сразу снижаются. Народная мудрость гласит: «Вода камень точит». Это одна из интерпретаций данного метода, известная людям уже давно. Каждая капля, упавшая на камень, не может сделать существенных изменений в нем, ни сдвинуть, ни пробить. Но, капая постоянно в одно и то же место, вода промывает сначала ямку, затем – углубление увеличивается, пока наконец в камне не образуется отверстие. Теперь вода достигла своей цели, она может течь спокойно, преграда пройдена. Вот так и каждому из нас, глядя вперед на поставленную цель, следует постоянно делать что-то, что хоть на немного приближает к цели, и не останавливаться. Еще пара примеров в развитие все той же основной идеи. Каждый из нас не раз поднимался по лестнице. Как вы это делали? У вас не возникала мысль сразу прыгнуть высоко вверх и, перелетев весь лестничный пролет, оказаться на следующем этаже? Неужели было? Ну и как, получилось? Наиболее удобно подниматься, делая одинаковые по величине и ритму шаги. Кто-то будет идти через ступеньку, кто-то – вставать на каждую, но чем равномернее будет движение, тем проще будет идти. Еще приведу пример. Вспомните, как альпинисты поднимаются на высочайшие вершины. Они двигаются порою очень медленно, по несколько метров в минуту, а иногда и в час, но, продолжая движение, делая шаг за шагом, они приближаются к своей цели и в итоге достигают вершины.

Успешные, счастливые, самореализовавшиеся люди, многого достигшие в жизни, могут вести или не вести ежедневник, контролировать задачи лично или с помощью секретаря, быть сторонниками планомерности либо, наоборот, спонтанного реагирования на обстоятельства и т. д. Техника у всех разная. Но что объединяет этих людей, что у них обязательно есть, так это четкое понимание своих целей. И главное – готовность активно воплощать свои идеи в жизнь, невзирая на «объективные внешние обстоятельства».

Итак, ясная, четко сформулированная цель приносит успех.

Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университете США исследований на тему «Процесс становления выпускников учебных заведений в течение длительного временнόго периода» дало следующие результаты.

83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится сравнение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3% респондентов поставили перед собой четкую цель, касающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Гарвардское исследование цели проясняет еще один аспект: письменное изложение привносит ясность в мышление. Тот, кто хранит свои мысли лишь в голове и думает, что это и есть цель, ошибается.

Й. Кноблаух, Х. Велтье. Управление временем

Книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» написана доступным языком и будет интересна и полезна даже тем, кто считает себя дилетантом в тайм-менеджменте. Некоторое время считалось, что в нашей стране нельзя научиться управлять своим временем – это не позволит непредсказуемый ритм жизни и менталитет россиян. Однако постепенно мнение изменилось, и автор этой книги сумел это доказать. Глеб Архангельский был одним из первых, кто заговорил о тайм-менеджменте в России и стал писать об этом книги. Он рассказывает, как успевать сделать всё, не испытывая при этом сильного напряжения, приводит примеры как раз из жизни русских людей, что является большим плюсом книги.

Книга содержит большой объём информации и касается самых разных сфер. Больше всего, конечно, она ориентирована на то, чтобы помочь человеку эффективно справляться со своей работой. Однако кому-то придётся научиться отдыхать, ведь часто этому не уделяется должного внимания в потоке ежедневных задач.

Прочитав эту книгу и применив на практике предложенные методы, вы сможете научиться грамотно планировать время, уделять внимание важным задачам, расставлять приоритеты, поручать более мелкие задания другим людям, избегать траты времени впустую, всегда помнить об отдыхе для перезагрузки мозга. В книге также есть информация о том, как ставить долгосрочные и краткосрочные цели, понимая, какие из них являются именно вашими, а не навязанными вам окружением. Здесь написано о том, как мотивировать себя, как шаг за шагом выполнять сложные и неприятные задачи, успевая всё в срок. Читатели узнают, как избавиться от ненужных дел и научиться говорить «нет», как не чувствовать себя измотанным жизнью, а получать удовольствие от неё.

На нашем сайте вы можете скачать книгу "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" Архангельский Глеб Алексеевич бесплатно и без регистрации в формате fb2, rtf, epub, pdf, txt, читать книгу онлайн или купить книгу в интернет-магазине.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ)

Шаг 1. Отдых

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя!»

Лень - это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Правила творческой лени просты.

Если уж лениться, то на 100 процентов, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень - это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться - и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником новых идей и решений. А также - прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Что делать, когда на работе клонит в сон? Если не можете себе позволить полноценный дневной сон, то есть альтернативы:

Небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью;

«микросон» 10–15 минут прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» - не менее важно, чем его чисто арифметическое количество.

Шаг 2. Мотивация

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу.

Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например: написание диссертации; разработка бизнес-плана развития региона; ремонт в доме; изучение иностранного языка; улучшение своей физической формы.

Единственный способ «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.

Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо работа на сегодня не предполагалась - оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена - ставьте прочерк. Если выполнена - ставьте галочку.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); маркетинг (изучение рынка труда); личная бухгалтерия (учет и планирование денег) и т. д.

Мы проактивно планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не ждем милостей от природы, а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» - навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…») .

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг - формулирование личной миссии. Кто-то из западных бизнес-консультантов хорошо сказал:

Цели - это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.

Миссия - то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Теперь полезно определить ключевые области вашей жизни. Например: личное развитие; семья; друзья; хобби; работа; спорт; благосостояние и т. д. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … у.е., не позднее чем в ближайшие три года».

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач»: согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит: с обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой - или с обзором дня - удобен при большом количестве задач на день.

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. На ней можно:

Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

Держать список самых актуальных на данный момент контактов;

Выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Но самое полезное применение такой закладки - использовать ее как «стратегическую картонку»: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.

Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее.

Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).

Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.

При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике - записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса».

Любопытный пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмм у.

Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно...

1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».

2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система позволяет:

С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц;

С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» - не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать - не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного - купить чье-то время. Единственный способ это делать - делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют не сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев.

Интересно посмотреть на опыт аудиторов PricewaterhouseCoopers, для которых расстановка приоритетов особенно важна, поскольку каждый из них работает в условиях большого количества проектов и под руководством нескольких менеджеров, каждый из которых ставит свои задачи. На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев.

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи - в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуации неопределенности?».

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Простые правила оптимизации общения с телевизором.

Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время.

Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу.

Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное переключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой - отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?

Электронная почта - великолепный и пока недооцененный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менеджерское» преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта - вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время.

Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время.

Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендуется использовать для этого метод «ограниченного хаоса».

1. Создаем «место хаоса» - входящий накопитель, в который складывам абсолютно все документы.

2. Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

3. Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, то есть когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы - только во входящий накопитель.

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».

В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время.

Его тоже необходимо расходовать грамотно. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами выделите три основные области:

Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете;

Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

Область далекого внимания - все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания - что-то обязательно удалите от него.

Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено .

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени - инструменты для борьбы с поглотителями.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.

Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты - и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам.

Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?

Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?

Какой процент времени я трачу на поглотители?

Один из самых типичных поглотителей времени - общественный транспорт или автомобиль. Вот несколько способов оптимизации транспортного времени: читайте либо слушайте аудиокниги; отдыхайте - если действительно отдыхаете; выбирайте нестандартные маршруты и время; учитесь (например, учите язык); планируйте; делайте исходящие звонки и т. д.

Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Например: в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя и т. д. Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.

1. Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

2. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

3. Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а инвестиции.

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»? Сначала нужно с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, а лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.

Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без административного ресурса. Как его лучше применять? Лучше меньше инструментов, но - обязательных. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».

И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

Тайм-менеджмент личных и семейных отношений - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же».

2. У каждого должно быть время для себя.

3. Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде.

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум с раннего или среднего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т. д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой;

Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, теперь его сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает его вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!»;
планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.

Шаг 10. ТМ-манифест

Можно с пользой для себя применять «35 методов планирования дня» и «28 приемов самомотивации». Можно выйти на следующий уровень и наладить логичную и структурированную систему управления личным временем. И наконец - можно овладеть идеологией, проникнуться духом, прочувствовать фундаментальные принципы.

Большинство часто звучащих сомнений относительно тайм-менеджмента - например, «засушит и обесчеловечит», «повредит человеческим взаимоотношениям», «несовместим с творчеством» - как раз предостережение об опасности техник, примененных без понимания духа методологии. Что ж, ножом можно порезаться, а вилкой - уколоться, но это не повод есть руками. Нужно просто учиться грамотно обращаться с инструментами. В том числе - с идеологиями и методологиями.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

Жизнь дана человеку один раз.

Время - это материал, из которого «сделана жизнь».

Время и поступки человека в нем - необратимы.

Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время - можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно...

1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.

2. Куда идти, как выбирать цели - стратегия.

3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.

Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

Одним из важнейших критериев успешности является умение использовать свое время с высочайшей эффективностью и отдачей, так что в этой статье мы расскажем вам об инструменте, который считается одним из самых результативных, а именно — .

«Амебой, а не Человеком, можно назвать того, кто неосмысленно и безответственно плывет по течению, реагируя на внешние воздействия, но не применяя свою свободу к построению своей жизни и не беря ответственность за то, что с его жизнью и его временем происходит».

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Что может быть важнее, чем собственное время? Какой ресурс обладает такой же ценностью? Время — это источник безграничных возможностей, способность к реализации которых, всегда зависит исключительно от ваших действий.

Предположим, вы приобрели некий материальный ресурс, к примеру, акции какой-нибудь очень известной и надежной компании. Вы, безусловно, дорого за них заплатили. И дабы не остаться в дураках и одномоментно не потерять ценные бумаги, вам придется научиться правилам и тонкостям биржевого рынка, или воспользоваться услугами профессиональных брокеров, которые обучат вас в более краткие строки. Так же и со временем.

Так уж случилось, что вы получили жизнь, и вместе с этим, самый ценный ресурс на планете — время.

Абсолютно неэквивалентный в любом материальном отношении резерв, который вам достался даром, без каких либо усилий. Так что же может быть более разумным и оправданным чем желание использовать этот бесценный ресурс максимально эффективно?

В этой статье вы найдете информацию об одной из самых успешных стратегий по управлению временем, которая была представлена в трудах Глеба Архангельского.

Глеб Архангельский заслуженно считается одним из лучших экспертов по тайм-менеджменту в Европе. Он является математиком и автором множества книг о действенном управлении времени.

Методика тайм-менеджмента от Глеба Архангельского проверена многолетней практикой и объективно считается одним из лучших инструментов, который способен кардинально поменять жизнь каждого. Эта методика позволит вам выжать максимум из каждого дня. Не стоит забывать, что умение управлять временем — это навык, а значит, ему можно обучиться. В этом умении нет ничего сверхъестественного, только набор практических, проверенных рекомендаций, пошаговых действий, структурных сочетаний, которые представлены во второй книге Глеба Архангельского «Тайм Драйв». Об этом, безусловно, полезном для каждого, произведении и пойдет речь далее в данной статье.

Книга написана легким для читателя языком, четко и грамотно структурирована и состоит из глав, каждая из которых, предлагает вам обоснование потребности принятия важного шага на пути к успеху, рекомендуемых вам автором. В конце каждой главы содержится весьма конкретная рекомендация, которая позволит с легкостью выполнять задания шаг за шагом.

1. Отдых

Важнейшим аспектом, отвечающим за вашу работоспособность, является правильно организованный отдых. Ни для кого не секрет, что беспрерывная длительная умственная или физическая нагрузка приводит к снижению концентрации, а значит и работоспособности. Отдыхать так же жизненно необходимо, как и работать. Это взаимодополняющие факторы вам дается ценный совет, который призван упорядочить ваш отдых и сделать его более результативным.

Первой существенной деталью, является выбор времени для отдыха.

Автор предлагает отдыхать ритмично, используя конкретные временные интервалы. Спланировать отдых так же важно, как и рабочий процесс. Эффективнее всего будет устраивать пятиминутный отдых через каждые час-полтора работы. Попытайтесь организовать свое время таким образом, чтобы иметь возможность отдыхать по выше приведённому принципу.

Второй важной деталью, является то, каким образом вы используете эти минуты отдыха.

Очень важно как именно вы отвлекаетесь от работы. Многими учеными из различных стран и ведомств, было доказано, что лучшим отдыхом считается максимальная отвлеченность от рабочего процесса. К примеру, лучшим вариантом может стать небольшая разминка на улице или в другой части офиса. Чем кардинальнее перемена обстановки — тем лучше.

Третьей существенной деталью, является правильный режим сна.

Наш организм во время сна использует перемену циклов — быструю и медленную. Продолжительность цикла у разных людей может варьироваться от часа до двух. Таким образом, эффективнее всего будет сон, продолжительность которого будет кратна длине цикла. То есть, если ваш цикл сна составляет около полутора часов, то гораздо продуктивней будет спать семь с половиной часов чем восемь полных. Проведите личные наблюдения над своим сном, определите длительность вашего цикла и попытайтесь построить свой отдых правильным образом.

2. Мотивационный аспект

Каждый человек, порой ощущает жесткую потребность в мотивационном ресурсе, будь то вещи, определенное душевное состоянии, эмоциональный настрой, которые должны подстегивать, располагать к выполнению различного рода задач . Тайм-менеджмент Глеба Архангельского , предлагает использовать так называемые “якоря” — зацепки, которые привяжутся к вашему сознанию и будут ассоциироваться с выполнением задач конкретной направленности.

Самым распространенным “якорем” является, как ни странно, музыка.

К примеру, когда вам нужно настроиться на отдых, вы можете слушать легкую, ненавязчивую музыку и пить черный чай. Когда же вам стоит настроить себя на жесткую, энергозатратную работу, возможно больше подойдет тяжелый рок и чашка крепкого черного кофе. Не привязывайтесь к этим ассоциациям, это всего лишь пример. У каждого из вас якоря могут быть свои. Важно не использовать “якоря”, которые привязаны к конкретным задачам при выполнении работы другой направленности. К примеру, если для настроя на продуктивный труд, вы предпочитаете выпивать чашечку крепкого чая, то не стоит этого делать в момент, когда вы собрались, как следует отдохнуть. Таким образом, вы попросту расфокусируете свой “якорь” и он будет менее эффективен.

“Руководитель случайно услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться… Зарплата и прочее - все устраивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу работать…» Руководитель, будучи человеком структурным и системным, вписал в график ежедневных рутинных задач - «Похвалить секретаршу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате получил высокомотивированного и преданного сотрудника.”

Архангельский Г.А. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать»

Вторым важным действием будет поедание “лягушек”.

Да, именно “лягушек”. В тайм-драйве Глеба Архангельского , под поеданием “лягушек”, подразумевается выполнение мелких, но не самых приятных задач. К примеру, позвонить надоедливому клиенту или, наконец-то, потребовать прибавки у начальства. Зачастую, время решения данных вопросов составляет около пяти или десяти минут, но так как люди обычно откладывают такие дела неделями, они со временем накапливаются и перерастают в значительные проблемы. Согласитесь, зачем тратить несколько часов на решение вопроса, если можно своевременно его уладить за пять минут.

Автор рекомендует вам съедать “лягушку” по утрам, ведь таким образом решив неприятную мелкокалиберную задачу в самом начале дня, вы избавитесь от навязчивой и неприятной мысли её постоянного присутствия в вашем графике.

Третьим важным действием будет инженерный проект — “слон”.

Более крупные, глобальные, или масштабные задачи, которые требуют значительных затрат ресурсов времени и сил, тайм-менеджмент от Глеба Архангельского предлагает разбивать на более мелкие, но с четким выделенным периодом их решения. Автор называет глобальное дело, будь то актерская работа или инженерный проект — “слонами”. “Слона” нельзя скушать одномоментно, вы как минимум подавитесь. Но слона можно разбить на определенное количество бифштексов, разделаться с которыми, будет намного проще.

3. Целеобразование

“Страшно привязывать цели к срокам. Приходится честно и реалистично смотреть на свою жизнь. И сталкиваться с неприятными истинами. Страшно брать на себя ответственность. А вдруг не получится, а вдруг не смогу… Гораздо приятнее тешить себя мечтами о лучшей жизни, чем честно и ясно прописать — чего я хочу и собираюсь добиться. И честно признаться, что не достиг — если, конечно, не достигнешь.”

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

Основополагающим аспектом, который формирует успешного человека, является умение четко формулировать цели и задачи. Правильное планирование рабочего дня и направленность ваших действий зависит от конечной цели, к которой должно привести систематическое выполнение определенных задач.

Представьте, что вы — это юридическое лицо. Да, именно юридическое, а не физическое. Представьте себя в роли какого-нибудь ЗАО “Иванов Иван Иванович”. Какие цели будут у данного предприятия? Какую стратегию развития ему следует выбрать? Какой коллектив ему нужен для достижения желаемого результата? Какой должна быть прибыль и оборот данной компании? Так же, как и на рынке, у вас не может быть одного, самого правильного или единственно верного варианта поведения. Существует множество способов достичь определенных целей.

Понимание верного варианта решения приходит с опытом. Но что у вас точно должно быть с самого начала, так это четкое понимание вектора движения. Ни одно хорошо налаженное предприятие не работает хаотично. Любая деятельность должна приводить к достижению цели.

Наводится понятие “родной цели”, то есть цели, которая вам по-настоящему близка. Определить такую цель, зачастую достаточно сложно, так как для этого необходимо некоторое время для осознания. К примеру, вам кажется, что лучшей целью в данную неделю будет покупка высококачественного классического костюма от известного кутюрье. Но будет ли это вашей “родной целью” – не вполне ясно. Возможно такому выбору способствует хорошая рекламная кампания, или просто красивый внешний вид. “Родная цель” должна быть вам действительно необходима. Она должна быть тем, в чём вы ощущаете потребность.

4. Организация рабочего времени

Одной из важнейших сторон , является правильный распорядок рабочего дня. Автор предлагает вам начать планирование дня утром или же наоборот вечером.

Положительным аспектом планирования рабочего дня вечером, станет некое переключение на отдых, при том, что следующий день начинается с четкого понимания рабочего процесса.

Утреннее планирование хорошо повлияет на уточнение некоторых задач, которые необходимо выполнить, а также для прояснения плавающих и нестабильных нюансов, которые не всегда могут зависеть от ваших решений. Полезнейшей рекомендацией от автора при планировании рабочего дня, является ведение личного ежедневника. Эта маленькая записная книжка, очень наглядно может продемонстрировать вам, насколько разумно и эффективно вы используете свой важнейший ресурс — время.

Тайм-менеджмент от Глеба Архангельского предлагает вам особый, разработанный автором метод ведения ежедневника. Общий алгоритм ведения дня предусматривает классификацию дневных задач, исходя из временных рамок. Жесткие встречи должны быть выполнены в конкретное время, тогда как гибкие встречи вы можете решать на протяжении дня, в любой удобный для вас момент.

Книга «Тайм-драйв» Глеба Архангельского является одним из лучших инструментов планирования собственного времени на отечественном и мировом рынке. В этой статье мы дали вам краткое описание некоторых глав и постулатов, описанных в книге. Попробуйте придерживаться всех принципов, и вы увидите, что управление временем отнюдь не фантастическая задача, а реальность.

Отзывы (38)

Все гениальное просто или о пользе мехмата

Книгу покупала с некоей долей скептицизма, ибо прочла много западных опусов в оригинале на данную тему, а также всевозможных советов отечественных авторов, попадающих ко мне по различным дайджестовым подпискам на тему, что успевать жить поможет дорогое мироздание, стоит только поставить на письменном столе песочные часы и сплести из пакли славянскую куклу-филипповку, которая немедленно начнет выполнят функции секретаря-референта.

Скажу сразу, ничего нового автор не говорит, все мы приблизительно также и делаем, как прописано в советах данной книги. НО огромная заслуга автора заключается в обобщении и систематизации всех эти разрозненных приемов, которые в конечном счете позволяют читателю сформировать целую систему управлением времени.

Ценна также аргументация, которая позволяет использовать все предложенные способы осмысленно, то есть эффективно.

Очень радует, что нет привязки к каким-то конкретным инструментам, ежедневникам особого толка, программам и пр и др. Главное уловить суть, а далее автор делится примерами, у кого под рукой были картонки, у кого айфон. Хоть в скале вырубай напоминалки сущность от этого не изменяется.

Так что книга полезная, достаточно краткая, все написано по делу, приносит пользу и не вызывает сожаления о потраченных деньгах и времени.

Для меня планировать всю жизнь – скучновато. Но в этой книге есть кое-что важное и для моего мировосприятия: ОСВОБОЖДАТЬ свою жизнь от всего ненужного и попусту отнимающего время. И тратить освободившееся время на «родные» (какое верное слово) для себя цели, заниматься тем, что нравится! Это проще сказать, чем сделать. Но книжка просто под завязку набита опытом менеджеров, которые блестяще владеют навыками управления временем. У кого же учиться, как не у них... Не каждый сможет жить в ритме, предложенном автором, но подчерпнуть что-то полезное из книги смогут многие.

В первую очередь хотелось бы отметить структурированность материала, выделение в конце главы основных тезисов и графическое отображение данных – очень удобно и позволяет лучше воспринимать материал. Эпиграфы к главам тоже радуют. Примеры из практики являются хорошим подкреплением теории.

Образные сравнения («лягушки», «слоны», «метод швейцарского сыра») хорошо запоминаются, вносят элемент юмора и легко всплывают в памяти, при этом не забывается, что они означают.

Вообще, идея грамотного распределения времени актуальна и важна, с этим не поспоришь. Приятно осознавать, что некоторые вещи, описываемые в книге, ты уже делал и до этого, значит – не совсем пропащий для тайм-менеджмента человек.

Но применять все техники довольно сложно, например, у меня создалось впечатление, что проведение хронометража в течение 2 недель займёт уйму времени и сил, будет постоянно отвлекать. Хотя конечно ясно, что все эти старания нацелены на результат. Но человеческая лень – ужасное свойство, с которым очень тяжело бороться, в пору создавать лень-менеджмент. «Правила творческой лени» тоже очень оригинальны.

Основной минус, который я для себя выделила – опасность того, что в постоянном контроле за временем человек может просто потерять способность расслабиться, не думать о каждой минуте и соответствии графику и плану.

Ещё создаётся впечатление, что книгу нужно читать не всю сразу, а постепенно. Прочитать часть – внедрить эти методики, привыкнуть к ним, прочитать ещё – ещё внедрить. Кстати, слышала такое мнение и от знакомых.

В целом же, книга очень полезна, практична и при грамотном применении всех техник должна привести каждого к видимым результатам.

Тем, кто тонет в повседневной рутине, у кого падает самооценка из-за того, что куча вопросов так и остается нерешенными, сроки срываются, обещания сделать что-то не выполняются, книга позволит не только разгрести завалы, стать более организованным, научиться ценить свое и чужое время. Что еще важнее, автор призывает задуматься над тем, а нужно ли пытаться все успеть, ваши ли цели вы преследуете – возможно, в ущерб своим увлечениям, общению с друзьями и близкими, отдыху и здоровому сну, наконец. Чего вы хотите от жизни, к чему стремитесь, каковы ваши истинные ценности – на все эти вопросы очень непросто отвечать даже самому себе, но без познания себя не выбраться из круговорота суеты, отвлечений и соблазнов, навязываемых целей. Автор предлагает приемы не только для более эффективной организации повседневной работы, но и для освоения навыков самонаблюдения, самоанализа, осознанного проживания жизни.

Без ответов на важные вопросы о системе ценностей, о глобальных целях и смысле жизни приемы планирования времени лишены смысла – здорово, что автор без лишнего пафоса, спокойно, но убедительно доносит эту мысль.

Ещё 5 отзывов