Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:

• женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
• сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
• почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.

График отпусков (форма Т-7) нужен, чтобы отразить сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений компании на год в разбивке по месяцам. В статье можно скачать бесплатно бланк и образец заполнения графика отпусков по форме Т-7. Так составить и утвердить документ будет проще, особенно если организация составляет документ впервые.

В этой статье:

График отпусков определяет очередность ухода сотрудников в отпуск. Составить его надо не позднее, чем за две недели до начала следующего года.

Составление графика отпусков - это обязанность всех работодателей. Документ обязателен также для всех сотрудников. Об этом сказано в статье 123 ТК РФ.

За отсутствие графика трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 30 000-50 000 рублей или ее руководителя на сумму 1000-5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Оформить график можно в свободном виде, но многие компании используют для графика отпусков унифицированный бланк. Расскажем, что такое форма Т-7 графика отпусков и почему использовать ее проще и удобнее.

График отпусков должен утвердить руководитель компании. Соответствующая графа уже предусмотрена в документе. При желании можно составить дополнительный приказ об утверждении графика отпусков .

Трудовой кодекс не требует вносить изменения в график отпусков, если компания приняла на работу нового сотрудника или уволила прежнего. Но, если график составлен по форме Т-7, и компании удобнее, чтобы там были данные обо всех отпусках, изменения можно внести. Как это сделать, компания вправе решить сама. На практике период отпуска нового сотрудника записывают в приложении к графику.

Альтернатива форме Т-7 графика отпусков

Скачать форму Т-7 график отпусков можно по ссылке вначале статьи. Однако вместо действующей формы график отпусков организации вправе применять и свой бланк. То есть на основе унифицированной формы Т-7 составить свой бланк. Главное условие - утвердить его в учетной политике. Это подтвердил Роструд в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

При составлении своей формы графика отпусков важно учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников. В табличной части в обязательном порядке указывают всех работников компании. При этом для каждого работника должно быть запланировано столько дней отпуска, сколько ему положено по закону. Если сотрудник разбивает свой отпуск на несколько периодов, то его вписывают в график несколько раз, указывая продолжительность каждого отпуска.

Кроме того, в форму графика отпусков необходимо вписать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Отдельные поля бланка графика отпусков (форма Т-7)

Любые изменения в график отпусков вносят на основании заявления работника и приказа руководителя. Реквизиты этих документов (или одного из них) записывают в графу "Основание". Дополнительные данные отражаются в графе "Примечание", здесь работник кадровой службы может указывать любые сведения.

Если один из сотрудников просит перенести отпуск по графику на другое время, эти изменения надо внести в график отпусков. При переносе отпуска надо заполнить графы 8-10. В графу 8 необходимо внести реквизиты приказа о переносе отпуска, в графу 9 - дату предполагаемого отпуска, а в графу 10 - причину его переноса (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Трудовой кодекс обязывает ознакомить сотрудников с графиком отпусков, однако в кодексе не сказано, как именно это сделать. Можно приложить к графику ознакомительный лист со списком фамилий сотрудников, где каждый поставит свою подпись и дату ознакомления. О времени начала отпуска ТК РФ требует известить сотрудника не позднее, чем за две недели до его начала. Но проще ознакомить всех с графиком, когда он будет утвержден. А утвердить график отпусков руководитель должен не позднее, чем за две недели до начала соответствующего календарного года (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков – это необходимый документ для любой организации . Его наличие часто проверяют инспекторы по труду.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

За работодателем остается право разработки и своей собственной формы или модификации (дополнение или удаление граф) унифицированной формы Т-7.

Бланк формы (кликабельно):

• В графе 1 унифицированной формы указывается структурное подразделение.
• В графе 2 – должность работника.
• В графе 3 – фамилия, имя, отчество.
• В графе 4 – табельный номер.
• В графе 5 – количество календарных дней отпуска работника.
• В графе 6 – запланированная дата отпуска.

Перед утверждением графика все эти графы нужно заполнить. В графах «Номер документа» и «Дата составления», нужно соответственно указать номер документа в этой организации и дату его составления . График подписывает руководитель кадровой службы, и утверждает руководитель организации.

На графике отпусков также делается отметка об учете мнения профсоюза , и заносятся дата и номер этого документа (протокола).

Образец заполнения формы Т-7 (кликабельно):

Внесение изменений

Иногда жизнь вносит свои коррективы, и сотруднику необходимо перенести свой отпуск на другое время . В таком случае ему нужно подать заявление на изменение даты своего отдыха, которое согласовывается с непосредственным руководителем.

При этом в форму Т-7 вносятся изменения в графы 8, 9 и 10 . Информация об этих изменениях берется или непосредственно из заявления работника, или из приказа о внесении корректив в график отпусков.

Важно отметить, что если по обоюдному соглашению работодателя и работника последний в этом году в отпуск не идет, то его отпуск , в графы 8, 9 и 10 вносятся изменения, а 7 графа остается незаполненной.

Пример, как вносить изменения (кликабельно):

По форме Т-7 в случае необходимости может быть составлено и дополнение к графику отпусков . Оно требуется тогда, когда график на год уже утвержден, а на работу принят новый сотрудник. В такой ситуации планирование отпуска нового работника выполняется на отдельном бланке и прикладывается к основному документу.

График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо .

Таким образом, для графика отпусков действуют общие правила:

• График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года . При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
• Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников , а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
• В утвержденном графике должны быть правильно заполнены реквизиты и графы с 1 по 6 . Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
• В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8–10 .
• Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей , а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
• График отпусков должен храниться в организации один год .

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

1. Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
2. В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
3. Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
4. Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
5. Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
6. Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7: