Приказ и распоряжение. Приказы по личному составу. Отметка об исполнителе

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ – акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.

Основания для классификации приказов

В практике управленческой деятельности принято приказы по основной деятельности отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а приказы по личному составу – 75 лет, а также то, что для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы, обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности. Учитывая это обстоятельство, далее мы будем говорить о приказах по основной деятельности, для которых нет унифицированных форм, а потому можно считать, что они составляются в свободной форме, насколько это понятие – свободная форма – можно применять к документу.

Еще одним основанием для классификации приказов является правовой статус информации, содержащейся в приказе. С этой точки зрения приказы подразделяются на нормативные правовые акты и правовые акты ненормативного характера.

К нормативным правовым актам относятся приказы, которыми утверждаются нормативные документы – правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты организаций и др. (по документоведческой классификации это – организационно-правовые документы), то есть документы, содержащие положения, нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Правовыми актами ненормативного характера являются приказы, содержащие поручения разового характера. Как правило, такие поручения имеют конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения.

Нормативная база

Единственным нормативным документом, устанавливающим поря- док и правила подготовки приказов, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536). Типовая инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления приказов. В приложениях 5–6 к инструкции приведены образцы оформления приказов. И хотя Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, другие органы власти, а также многие государственные и негосударственные организации используют положения Типовой инструкции в собственных инструкциях по делопроизводству. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.

Типичные ошибки в приказах

Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Пример: преамбула (констатирующая часть) приказа организации “О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда”.

Комментарий: в данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов “Российская Федерация” в виде “РФ” не существует. Слова “Российская Федерация” употребляются в виде полного наименования или сокращенного – “Россия”, которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 “О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений”, п р и к а з ы в а ю: …

Пример: преамбула в приказе “О мерах по обеспечению противопожарной безопасности”.

Комментарий: в данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация – пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:

В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:

Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.

Составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

Пример: преамбула в приказе акционерного общества “О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества”.

В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) и в целях совершенствования организационно- функциональной структуры и процессов управления обществом п р и к а з ы в а ю…

Комментарий: в данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:

В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 № 1) п р и к а з ы в а ю…

Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом “приказываю”, которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово “приказываю” печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:

В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом общества от 25 декабря 2008 г. № 81 “О планировании работы общества”,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1, 2).
2. Ввести с 01 марта 2009 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора общества Невзорова Д.М.

Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: “утвердить…”, “создать…”, “ликвидировать…”, “образовать…” и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.

Пример: пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания.

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2009 утвержденное штатное расписание.
2. …
Приложение: штатное расписание – 3 листа.

Комментарий: в этом примере сразу несколько ошибок. Во-первых, неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: “Утвердить штатное расписание организации на 2009 г.”. В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения года – “…на 2009 г.” – означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2009. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2009, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: “Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2009”.

Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2009 г. (приложение).
2. …
Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в при- веденном выше примере, не принято.

Приказ – распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:
…
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1. Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.
…Комментарий: в приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: “проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые – по мере необходимости”; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в положении о комиссии. Пример: пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:
…
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

Проекты приказов (распоряжений) готовят, вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо инициативном порядке. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, а в случае, если ведение кадровой документации возложено на службу делопроизводства, - сотрудник службы делопроизводства. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений), их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят/вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства организации или секретарь руководителя.

Проекты приказов (распоряжений), приложения к ним визируются исполнителем, а так же руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юрисконсультом (он визирует проекты всех нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется, подписывается исполнителем.

Копия подписанного приказа (распоряжения) направляется также исполнителю, в службу делопроизводства.

Приказ оформляется на общем бланке организации или специальном бланке приказа, имеет следующие реквизиты:

Вида документа (ПРИКАЗ); дата, номер приказа; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложений (если они имеются); подпись.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Заголовок должен точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал, например: Об утверждении инструкции по делопроизводству.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5-2 интервала от левой границы текстового поля (при угловом расположении реквизитов) или по центру (при центрованном) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Размер и тип шрифта для оформления документов выбирается в каждой организации произвольно (сделанный выбор фиксируется в инструкции по делопроизводства в данной организации). Нормативными актами использование какого-либо определенного шрифта не регламентируется, однако предпочтительным является использование шрифта Times размером 13-14 пт, рекомендованного Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующей часть - кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д.

Если приказ издается на основании другого документа, то констатирующая часть содержит наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается от границы левого поля вразрядку строчными буквами или без разрядки прописными буквами: ПРИКАЗЫВАЮ. После слова «приказываю» ставится двоеточие. В преамбуле распоряжений используются слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Исполнителями указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе
с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей, дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия- от правой границы текстового поля. Приказы подписывает руководитель организации, а при его отсутствии - лицо, его замещающее.

Распоряжение подписывает заместитель руководителя организации, руководитель структурного подразделения или главный специалист (главный энергетик, директор по персоналу, главный механик). Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается. Образец приказа приведен в приложении 32.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Глава 2. Приказы по основной деятельности

169. Приказ по основной деятельности - распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности в Правительстве.

Приказ по основной деятельности не имеет срока действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

170. Приказы готовятся на основании планов работы, поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства, Руководителя аппарата Правительства, либо руководителей исполнительных органов государственной власти Калининградской области, либо в инициативном порядке в соответствии с компетенцией, устанавливаемой положениями о них.

При подготовке приказов следует изучить ранее изданные по соответствующим вопросам распорядительные документы.

171. Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее изданными распорядительными документами, возможность различного понимания изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не должны превышать компетенцию и права исполнительного органа государственной власти или структурного подразделения аппарата Правительства.

172. Проект приказа печатается в одном экземпляре на бланке установленного образца шрифтом 14 размера.

173. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Герб Калининградской области.

2) Наименование исполнительного органа государственной власти

3) Наименование вида документа - приказ.

4) Дата и номер печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа в пределах календарного года.

5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога "О" (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, например:

О признании резидентом

6) Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом 14 размера через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение", "в связи" и т.д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов вышестоящих органов текст этих документов, как правило, не приводится, а поручения в адрес исполнителя конкретизируются в распорядительной части приказа.

Свободный пересказ документа вышестоящего органа не допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных пунктов.

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: "Во изменение..." или "В дополнение..." и указывается дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается без выделения шрифтом вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов), в совместных приказах - "приказываем".

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков исполнения каждого действия. Сроки исполнения должны быть реальными, с учетом времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

При указании в качестве исполнителя структурное подразделение его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия соответствующего руководителя указывается в скобках в именительном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии).

Например:

"Административному управлению (Фамилия И.О.)..."

Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например:

"Начальнику Административного управления Фамилия И.О. ..."

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

"Руководителям органов исполнительной власти Калининградской области..."

Наименования упоминаемых в приказах приводятся в соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа, например:

"Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей редакции: ...".

"Абзац пятый пункта 3 после слов "..." дополнить словами "...".

Если приказ отменяет ранее изданный приказ, какие-то его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготовленном исполнителем вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа.

7) Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля с пробелом перед фамилией.

174. Приказы, подготовленные по оперативным, организационным и кадровым вопросам внутренней работы аппарата Правительства, подписывает Руководитель аппарата Правительства.

175. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу, о чем в соответствующих пунктах текста приказа делаются ссылки в скобках "(приложение N)" или без скобок "согласно приложению" (если приложение одно).

176. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

В одном приказе могут присутствовать как приложения, утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки "утвердить" (положение, устав, программу, план и т.д.), "ввести в действие" (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.) или "организовать работу в соответствии с Положением... (приложение N ...)".

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на соответствующий приказ.

При этом возможно использование цифрового способа написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно, по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

Приложение N к приказу Административного управления Правительства Калининградской области от 15.01.2014 N 17

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово "Приложение" на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово "утверждено" (утвержден(а), утверждены), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.). Например:

Утверждено приказом аппарата Правительства Калининградской области от 10.03.2016 N 345

Если данные, приведенные в приложении, утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу, например:

Приложение N к приказу Министерства экономики Калининградской области от 15.01.2016 N 17 Утверждено постановлением Правительства Калининградской области от 17 июня 2008 г. N 834

Каждое приложение оформляется как самостоятельный документ, имеет название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа, самостоятельную нумерацию.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно границ текста. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, список и т.д.). Интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны применяемым при оформлении приказа.

177. Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения или в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

Визы на бумажных носителях включают в себя личные подписи, дату и расшифровку подписи с указанием инициалов, и фамилии, а при необходимости - должности визирующих.

178. Возражения или замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, прилагаемой к проекту, о чем делается отметка на проекте документа. Автор проекта приказа учитывает замечания или составляет в произвольной форме протокол разногласий.

При внесении изменений принципиального характера приказ подлежит повторному согласованию.

Не допускается использование корректирующей жидкости и исправления в тексте приказа и его приложениях.

Только при наличии всех виз приказ считается согласованным и передается на подпись руководителю.

Пример оформления приказа приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

179. Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются на доработку.

180. Проекты приказов, при необходимости, представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать:

Обоснование необходимости его издания;

Перечень должностных лиц, с которыми проект должен быть согласован;

Сведения о согласовании (отсутствии согласования);

Мотивированные возражения по проекту (при наличии);

Протокол согласительного совещания (при наличии мотивированных возражений).

К проекту приказа прилагаются:

Материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, акты Губернатора Калининградской области или акты Правительства Калининградской области или копии статей указанных актов);

181. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

182. Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Уважаемые участники сообщества PRO-Секретариат! По вашим многочисленным просьбам размещаем на сайте статью В.Ф. Янковой "Приказ без ошибок", опубликованную в №4 2009 "Справочника секретаря и офис-менеджера". Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ – акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации. С юридической точки зрения приказ - акт управления, властное предписание руководителя, отданное в пределах его полномочий. Приказ издается в письменной форме и содержит нормы, поручения, обязательные для исполнения.

Основания для классификации приказов

В практике управленческой деятельности принято приказы по основной деятельности отделять от приказов по личному составу. Основанием для этого является срок хранения приказов: приказы по основ- ной деятельности хранятся постоянно*, а приказы по личному составу - 75 лет, а также то, что для многих приказов по личному составу имеются унифицированные формы**, обязательные для применения и по структуре текста отличающиеся от приказов по основной деятельности. Учитывая это обстоятельство, далее мы будем говорить о приказах по основной деятельности, для которых нет унифицированных форм, а потому можно считать, что они составляются в свободной форме, насколько это понятие - свободная форма - можно применять к документу.

К нормативным правовым актам относятся приказы, которыми утверждаются нормативные документы - правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты организаций и др. (по документоведческой классификации это - организационно-правовые документы), то есть документы, содержащие положения, нормы длительного действия и рассчитанные на широкий круг организаций или лиц. Правовыми актами ненормативного характера являются приказы, содержащие поручения разового характера. Как правило, такие поручения имеют конкретного исполнителя (исполнителей) и срок исполнения.

Нормативная база

Единственным нормативным документом, устанавливающим поря- док и правила подготовки приказов, является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536). Типовая инструкция устанавливает состав реквизитов приказа, порядок подготовки и оформления приказов. В приложениях 5-6 к инструкции приведены образцы оформления приказов. И хотя Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, другие органы власти, а также многие государственные и негосударственные организации используют положения Типовой инструкции в собственных инструкциях по делопроизводству. Несмотря на это на практике при подготовке и оформлении приказов допускаются ошибки.

Типичные ошибки в приказах

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583 п р и к а з ы в а ю: …
Комментарий: в данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов “Российская Федерация” в виде “РФ” не существует. Слова “Российская Федерация” употребляются в виде полного наименования или сокращенного - “Россия”, которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:

27 декабря 2008 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Калужской области в Сухиничском районе. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, п р и к а з ы в а ю:… Комментарий: в данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:

В связи с пожаром 27 декабря 2008 г. в нерабочее время в здании филиала Федерального государственного учреждения здравоохранения “Центр гигиены и эпидемиологии” в Сухиничском районе Калужской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения п р и к а з ы в а ю:…
В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:

Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.Пример: преамбула в приказе акционерного общества “О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества”.