Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Как навести порядок

Рабочие места могут быть самыми разными, а вот у офисных работников рабочее место чаще всего представляет собой рабочий стол в кабинете, на котором находится какое-то количество оргтехники (в зависимости от надобности в ней в связи с выполнением должностных функций работником), телефон для связи, а также различные канцтовары, необходимые для ежедневного использования работником в процессе выполнения должностных обязанностей. Это – тот минимум, которым обеспечивает работника работодатель. Однако минимализм встретить на рабочих столах офисных клерков удается далеко не всегда.

Клерк в англоязычных странах – это служащий, работник офиса . С некоторых пор данное определение стало применяться и в России в отношении работников офиса, чья работа не связана с физическим трудом.

Разберемся, что же служит причиной отсутствия минимализма на рабочих столах офисных работников?

Причина 1: недоукомплектация персонала канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями, помогающими установить и поддерживать порядок на рабочем месте клерка, а зачастую и просто необходимыми для этой цели.

Пример: работнику выдали ручки, карандаши, степлер, скрепки, но не выдали органайзер для них, в связи с чем у работника на столе вполне закономерно в беспорядке лежат эти мелкие канцтовары.

Причина 2: Слабая дисциплина на предприятии работодателя, характеризующаяся как отсутствием локального нормативного акта, регламентирующего корпоративные ценности и стиль поведения, так и отсутствием реального контроля со стороны руководства за дисциплиной на предприятии.

Пример: на рабочем столе сочетаются и деловые бумаги, и фото любимой собачки, и кактус (есть поверье, что он снимает магнитное поле от монитора), и сувенир с моря (коллега привез-подарил), поделка ребенка из детского сада и прочие милые, но не имеющие отношения к работе мелочи.

Причина 3: Перегруженность одного специалиста большим количеством различных дел, требующих ежедневного внимания работника.

Пример: рабочие столы судебных приставов, секретарей судебных заседаний, ежедневно в рамках различных дел готовящих по несколько документов разной направленности и значения.

Причина 4: Неорганизованность рабочего пространства. Наиболее часто причиной этому служит субъективный человеческий фактор.

Пример: неспроста многие творческие люди предпочитают хаос на рабочем месте. Парадокс, но он им помогает ….сосредоточиться!

Разобравшись с причинами отсутствия порядка, представляющего собой минимализм на рабочем столе офисного клерка, стоит выяснить и следующий вопрос: а нужен ли этот минимализм и если нужен, то – зачем?

Необходимость установления требований к содержанию работниками своих рабочих мест каждый работодатель определяет для себя сам. Для этого он оценивает следующие факторы:

Безопасность условий труда. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда закреплены ст. 212 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Наличие бесконтрольно разбросанной бумаги, складирование папок с деловыми бумагами в проходах может стать причиной нарушения правил пожарной безопасности, за которое привлечен к административной ответственности будет…работодатель как предприятие – юридическое лицо (или его ответственное за противопожарное состояние должностное лицо).

Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в офисном здании будет наступать по ст. 20.4 КоАП РФ. Так, например, складирование бумажных папок в проходах может быть квалифицировано по п. 4 ст. 20.4 КоАП РФ как нарушение требований пожарной безопасности к эвакуационным путям, эвакуационным и аварийным выходам, что для юридического лиц может закончиться наложением штрафа в размере от ста пятидесяти тысяч до двухсот тысяч рублей, ну и, конечно, предписанием об устранении нарушения.

Требования к порядку хранения информации на бумажных носителях . Если организация небольшая, соответственно, и документооборот у нее – небольшой. Легкий беспорядок при хранении актуальных и архивных документов, как правило, легко ликвидируется к концу года, когда большинство служб все деловые бумаги подшивают в папки, описывают, формируют в дела и сдают в архив. В более крупных предприятиях со значительным документооборотом неорганизованность в хранении деловых бумаг может привести к любым негативным последствиям: утере важного документа, расстройстве важной сделки, срыву переговоров или командировок, к допуску просрочек в выполнении обязательств, и даже, в том числе как следствие – к начислению штрафов, неустоек.

Пример: после долгого согласования различных редакций договор был наконец-то подписан сторонами. Но по причине его потери среди остальных бумаг на рабочем столе старшего менеджера и затруднений в восстановлении актуальной редакции, в которой договор и был подписан, был пропущен срок перечисления аванса контрагенту, в связи с чем на указанную сумму подлежала начислению неустойка в соответствии с условиями договора, что не входило в планы предприятия.

Требования к информационной безопасности и к сохранению коммерческой и иной тайны. Не рассматривая вопросы гостайны, где порядок хранения документов урегулирован на законодательном уровне, каждый современный работодатель является обладателем той ли иной информации, составляющей коммерческую тайну.

Статьей 5 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Отличия общедоступной информации от информации, доступ к которой ограничен, установлены Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Пример: рабочее место работника, занимающего должность кредитного инспектора банка, находится вне офиса, на арендованном работодателем участке здания, помещения, магазина. Крайне важно установить правило, согласно которому при оформлении документов с клиентом на своем рабочем месте в целях ограничения доступа посторонних лиц к информации работодателя, работник не должен держать на поверхности стола документы, не относящиеся к текущей сделке, а также правило об обязанности работника каждый раз при покидании рабочего места блокировать доступ к компьютеру. Эти меры позволят минимизировать или даже исключить риск раскрытия коммерческой тайны работодателя – банка, а также персональных данных клиента, с которым работником от имени банка оформляется сделка.

Наличие требований к корпоративному стилю . Многие организации стремятся поддерживать свой бренд визуализацией признаков бренда на служебной одежде работников, их рабочих столах. Например, при помощи одинаковых галстуков, которые работники должны носить в офисе. Или при помощи корпоративного цвета офисной мебели, включая рабочие столы. В большинстве случаев регламентация стиля одежды не встречается отдельно от регламентации состояния офисного пространства на рабочих местах.

Итак, работодатель проанализировал указанные факторы и пришел к выводу, что необходимо закрепить свои требования к организации рабочего пространства на рабочих столах своих работников. Как это сделать, в каком акте закрепить, и в каком объеме?

Чтобы каждый работник выполнял определенные требования, не относящиеся непосредственно к его должностным обязанностям, закрепленным в трудовом договоре и/или должностной инструкции, эти требования необходимо:

1. Сформулировать,

2. Закрепить их в локальном нормативном акте (общем для всех работников),

3. Принять локальный акт,

4. Ознакомить с ним всех работников под роспись.

После выполнения данных действий работодатель вправе рассматривать нарушение требований как нарушение дисциплины и привлекать нарушителя к дисциплинарной ответственности.

1. Образцы формулировок требований к порядку на рабочем столе.

Для примера приводим два образца формулировок требований к порядку на рабочем столе офисного работника и в его рабочей зоне (рядом с рабочим местом).

Образец 1 (краткий)

… Работник Предприятия обязан соблюдать порядок на рабочем столе/рабочем месте, не допуская:

Размещения предметов, не имеющих отношение к выполняемым функциям,

Размещения отвлекающих внимание предметов,

Предметов, опасных для жизни и здоровья и/или не соответствующих требованиям безопасности.

Несоблюдение работником Предприятия указанных требований признается нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

Образец 2

(подробный)

Требования к порядку на рабочем столе и в рабочей зоне

Сотрудник Предприятия при исполнении служебных обязанностей обязан поддерживать чистоту на рабочем месте в течение рабочего дня, не допуская:

Переполнения корзины для бумаг,

Наличия использованной бумаги и иного мусора рядом с корзиной для бумаг,

Наличия на поверхности рабочего стола пятен и остатков пищи,

Наличия на поверхности рабочего стола следов от поставленной посуды,

Беспорядка на рабочем столе и в рабочей зоне (пространства вокруг рабочего места), в том числе возникающем при необоснованном размещении чрезмерно большого количества рабочих материалов на рабочем столе одновременно.

По окончании рабочего дня все рабочие материалы должны быть перемещены в запирающиеся места хранения (шкаф, сейф, запирающийся ящик письменно стола и пр.) для исключения риска ознакомления с ними посторонних лиц, в том числе работников Предприятия, непосредственно не работающих с указанными рабочими материалами .

Допускается оставление на поверхности рабочего стола и в рабочей зоне в доступном для посторонних лиц, в том числе иных работников Предприятия канцелярских принадлежностей, растиражированных или распечатанных инструкций, положений и иных локальных актов Предприятия, регулирующих рабочий процесс.

1. В течение рабочего дня на столе сотрудника Предприятия могут находиться следующие предметы:

Монитор, жесткий диск компьютера,

Клавиатура, мышь,

Сканер и принтер (на дополнительном рабочем столе),

Телефон, включая рабочий мобильный, а также личный мобильный, но в количестве не более 1 шт.,

Рабочие материалы, включая папки, чертежи, таблицы, письма вместе с конвертами и иные рабочие материалы на бумажных носителях,

CD и флэш-диски с рабочими материалами,

Иные рабочие информационные носители,

Канцтовары, необходимые для работы, в упорядоченном, аккуратном состоянии (ручки, карандаши, ластики, скрепки, скобы, степлер и пр.),

Калькулятор,

Бумага для заметок,

Стикеры для работы с рабочими материалами,

Иные предметы, необходимые для выполнения служебных функций и служебного задания.

2. Запрещается в рабочее время размещать на поверхности рабочего стола:

Документы личного содержания (письма, квитанции об оплате, дипломные работы и пр.),

Прессу (газеты, журналы), каталоги товаров, за исключением нерабочего времени, включая обеденный перерыв,

Личные фотографии,

Фотографии иных лиц, включая родственников, животных, а также фотографий или изображений знаменитостей: актеров, политиков, видных экономических и научных деятелей и пр.,

Сувениры независимо от тематики и размера, в том числе корпоративные сувениры Предприятия,

Планшеты и иные личные информационные устройства, не используемые в служебных целях,

Чашки, ложки и иную посуду для приема пищи и жидкостей.

3. Запрещается в любое время размещать в рабочей зоне, включая рабочий стол и дополнительный рабочий стол:

Радиоприемники,

Цветы в горшках и вазах.

4. Запрещается размещать и использовать в кабинетах независимо от времени и местоположения рабочих мест:

Чайники,

Тостеры,

СВЧ-печи,

Иные электронные устройства для приготовления и разогревания пищи .

Перечисленные в п.п. 2-3 предметы могут быть размещены в иных частях рабочего стола и/или иных предметах рабочей зоны (на тумбочке и т.д.)

5. Запрет на размещение в рабочее время предметов на рабочем столе, перечисленных в пунктах 2-4, не относится к случаям размещения данных предметов работниками, непосредственно работающими с данными предметами в силу служебных обязанностей. Например, размещение каталога канцтоваров на рабочем столе завхоза.

6. Запрещается использовать стикеры с информацией и без таковой для размещения их на рабочем столе, мониторе, стене, шкафах. Для обеспечения напоминания о важном событии, встрече рекомендуется использовать программу расписания в ПО компьютера, или пользоваться планингом или ежедневником.

7. Несоблюдение работником Предприятия требований к порядку на рабочем столе и рабочей зоне является нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Образец № 2 более четко формулирует требования работодателя, минимизируя риск сомнений в квалификации размещенного на рабочем столе/рабочем месте предмета как имеющего отношение к выполняемым работником функций и не угрожающего безопасности условий труда, и, следовательно, риска признания размещения предмета как не образующего состава нарушения дисциплины.

Удивительно, но факт! Приведенный пример подобной регламентации разрешенных и запрещенных к размещению на рабочем столе предметов не обязательно исключит риск хаоса в бумагах на рабочем столе конкретного работника. Некоторые работники при выполнении особо сложных заданий склонны использовать максимально возможное количество информационных материалов (как правило, - на бумажных носителях) одновременно, что не будет являться нарушением дисциплины и требований локального акта работодателя. Рабочий момент, так сказать….

2. Где закрепить требования?

Вариант 1: логичнее всего закрепить требования к обустройству порядка на рабочем месте в локальном акте, регулирующем корпоративный стиль (например, в Кодексе корпоративной этики).

Вариант 2: если такого акта на предприятии нет, то можно создать отдельный небольшой локальный акт об этом, дав ему соответствующее наименование. Например, «Требования к содержанию рабочего места» или «Правила организации пространства рабочего стола» и т.д.

Вариант 3: закрепить данные требования как часть иного локального акта, подходящего по содержанию. Однако в этом случае следует иметь в виду, что для принятия и изменения некоторых локальных актов работодателя ТК РФ установлены особые процедуры, нарушение которых может привести к признанию локального акта недействительным. Если работодатель готов к этим трудностям, данный вариант может рассматриваться как равноценный остальным.

3. Правила принятия локального акта.

Статьей 372 ТК РФ установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Указанное согласование проекта локального акта может и затянуться: могут потребоваться дополнительные консультации между указанными сторонами. Но и это не гарантирует разрешения разногласий. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.

Требование о принятии того или иного локального акта только с учетом выборного органа первичной профсоюзной организации не сформулировано в единой норме ТК РФ, а закреплено в различных статьях. Так, если работодатель решит закрепить требования к порядку на рабочем месте в Правилах внутреннего трудового распорядка, который в силу требований ст. 190 ТК РФ обязан быть в каждой организации, он обязан будет учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Если же работодатель решит выбрать первый или второй вариант закрепления требований, и коллективным договором не будет установлено обязательного требования к учету мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, никаких действий, предусмотренных ст. 372 ТК РФ предпринимать не потребуется.

4. Порядок ознакомления работников с локальным актом и новыми требованиями.

Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, закреплена в ст. 22 ТК РФ.

Впервые с локальным нормативным актом работники знакомятся при приеме на работу (до подписания трудового договора). Это требование установлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Потом – после утверждения вновь принимаемых локальных актов или внесения изменений в действующие локальные акты.

Есть несколько вариантов ознакомления работников с принятым локальным актом.

Вариант 1 : сделать к локальному акту ознакомительный лист, в котором каждый работник проставляет личную подпись и дату ознакомления. Минусы предлагаемого варианта: чем больше трудовой коллектив, тем больше будет становиться лист ознакомления; общая «трепка» документа не пойдет ему на пользу – как бумажный носитель, данный документ быстро обветшает.

Вариант 2: отбирать у каждого работника расписку, сделанную на отдельном листе, об ознакомлении с конкретным локальным актом, которую затем подшивать в личное дело. Минус: существует риск утери отдельного листа как документа, если своевременно его не подшить в дело.

Вариант 3: в качестве приложения к трудовому договору указать, с какими актами работник был ознакомлен при приеме на работу. Минус: такой вариант представляет собой разовое действие; впоследствии работодателю придется выбирать иной вариант ознакомления с локальными актами, принимаемыми работодателем в период работы работника.

Вариант 4: отбирать подписи в ознакомлении в специально заведенном для этого журнале, где указываются локальные акты и даты ознакомления с ними работников, проставляющих в журнале личные подписи. Минус – риск утраты журнала с последующим риском возникновения затруднений в восстановлении полного объема информации в нем.

Как видим, каждый вариант ознакомления с локальными актами работников – не идеален, каждый имеет некоторые минусы. Оценить удобство и целесообразность того или иного варианта каждый работодатель должен для себя сам.

Выводы:

Установить свои требования к порядку на рабочих столах в офисах законно и даже не сложно.

Предпочтительнее закрепить максимально подробные требования к тому, что может размещаться работниками на рабочем столе, а что – нет. Расплывчатые, общие запреты рискуют быть нарушенными и даже остаться ненаказанными.

Требования должны быть облечены в форму локального нормативного акта организации.

В каком акте эти требования закрепить - решает каждый работодатель самостоятельно в зависимости от состояния нормативной базы на конкретном предприятии, а также объема данных требований. При этом необходимо помнить о требованиях ТК РФ к порядку принятия некоторых локальных актов.

За нарушение требований придется нарушителей наказывать. В том числе в качестве превентивной меры как образец для остальных работников.

Прим. автора: конкретные и подробные требования к порядку обращения с конфиденциальной информацией, составляющей какую-либо охраняемую законом тайну, устанавливаются в отдельном специальном локальном акте. Например, в «Положении о коммерческой тайне Предприятия», «Порядок охраны конфиденциальном информации на Предприятии» и т.д.

Прим. Автора: более подобные требования к отсутствию посторонних электрических приборов на рабочих местах, как правило, закрепляются в отдельном специализированном локальном акте организации, регламентирующем правила пожарной безопасности на рабочем месте.

Работа занимает огромную часть нашей жизни: ведь трудимся мы пять, а то и шесть дней в неделю. Поэтому, безусловно, работа должна приносить удовлетворение. И это зависит не только от того, нравится она нам или нет, но и от того, правильно ли организовано рабочее место. Вот об этом мы и поговорим.

Порядок на рабочем месте

Порой многим из нас кажется, что работать в офисе невозможно — ведь здесь все отвлекает! Беспорядок на столе, пыль, стопки документов, среди которых никогда нельзя найти нужный, — это лишь краткий перечень отвлекающих факторов. Как же организовать свое рабочее место таким образом, чтобы оно помогало вам работать, а не мешало этому?

Это не так уж сложно, нужно лишь сделать несколько простых шагов.

1. Спросите себя: так ли уж вы уверены в том, что творческой личности нужен беспорядок, или просто пребываете в плену этого стереотипа? Действительно ли вам комфортно находиться в хаосе? Вряд ли. Кроме того, беспорядок на вашем столе и вокруг него создает не очень хорошее впечатление о вас у коллег. Они могут думать, что вы неорганизованная, а значит, безответственная личность. Чтобы избежать этого, измените свое отношение к порядку. Не поддавайтесь на собственные отговорки, что у вас нет на это времени. Ведь достаточно один раз создать удобную систему поддержания порядка, чтобы в дальнейшем не тратить на это время.
2. Проведите весеннюю уборку. Разберите все стопки со старыми документами. Все, что можно, выбросьте, то, что вам еще может понадобиться, оставьте. Но обязательно придумайте, как хранить эти документы таким образом, чтобы при необходимости можно было быстро найти требуемое.
Подумайте, что вам нужно для выполнения своих повседневных обязанностей. Только эти вещи и должны находиться на вашем столе. Все остальное можно убрать подальше и доставать при необходимости.
Нужно также продумать систему хранения документов, классификацию их по папкам. И выбрать место (не слишком далеко от вашего стола, но и не на нем са-мом), где можно будет эти папки хранить. Если в течение дня вы будете пользоваться некоторыми папками, возьмите себе за правило в конце дня обязательно возвращать их на место.
3. Каждый день выделяйте небольшой временной промежуток (10—15 минут) для поддержания порядка. Если вы склонны забывать о мелких делах — поставьте себе напоминание в компьютере или мобильном телефоне.
4. Составляйте списки. Маленькие отрывные листочки удобны для того, чтобы оставлять сообщения на столе у своего коллеги, но не для составления списков дел. Планируйте в блокноте. Составляйте список дел на день или на неделю, сортируя их по приоритетности. Обозначайте дедлайны, напоминания, подробности вроде телефонных номеров. Тогда у вас под рукой будет вся необходимая информация, что сэкономит ваше время.
5. Обеспечьте себя необходимыми подручными средствами. Нередко в офисе царит хаос из-за того, что коллеги берут со стола друг друга степлеры, бумаги, ручки и т. д. и владелец вынужден тратить время на поиски своих вещей. Постарайтесь обеспечить себя всем необходимым и попросите коллег сразу же возвращать вещи на место, если они берут их на время.
6. Если вы работаете за компьютером, изучайте но-вые программы. К примеру, позволяющие вам планировать свой день и эффективно управлять временем. Такие программы гораздо удобнее в эксплуатации, чем обычные блокноты.

Большинство людей работает, сидя за рабочим столом. Но если на рабочем месте беспорядок и много отвлекающих факторов, довольно трудно сосредоточиться на работе. После того, как вы уберетесь на рабочем столе, постарайтесь как можно дольше поддерживать эту чистоту и порядок. Итак, сначала нужно разобраться на своем рабочем месте и найти способ все организовать в правильном порядке.

Шаги

Часть 1

Наведите порядок на рабочем месте

Для начала уберите все со стола. Нужно убрать абсолютно все вещи и сложить их в большую кучу. Теперь самое время разложить все в правильном порядке, так что вам придется вытаскивать вещи из этой кучи по очереди. Но не пытайтесь навести порядок в одну минуту! Сначала нужно создать свободное пространство.

• Важно убрать со стола абсолютно все вещи, даже если вы уверены, что эта вещь все равно будет стоять на столе. В общей куче также должны оказаться: фотографии, растения, компьютер.

1. Выбросите мусор. Как только вещь становится нам больше не нужна, ее сразу же нужно выкинуть. Возможно, вам захочется сохранить кое-какие вещи, но нужно быть уверенным в том, что они вам пригодятся. Если вы не знаете, пригодятся ли они вам, отложите эти вещи в специальную коробку.

   • Любые конфиденциальные документы нужно разорвать или измельчить перед тем, как выбросить.
   • Выбросьте бумагу, пластик и все остальное, что подлежит переработке.
   • Люди, которые привыкли поддерживать свои рабочие места в чистоте, придумали поговорку: "если сомневаешься – выбрось".

2. Протрите всю поверхность стола. Даже если вам кажется, что вещи на столе совершенно чистые, повторная уборка не помешает. Протрите экран компьютера, вытрите пыль со стола, разберите и протрите ящики.

   • Чтобы очистить клавиатуру или любые другие предметы и труднодоступные места, можно использовать сжатый воздух.
   • Для влажной уборки стола и поверхностей можно развести раствор воды и белого уксуса (или купить моющее средство).
   • Поверхности, которые вам нужно протереть, включают в себя стол, ящики, полки и любые экраны (компьютера, телевизора).

Часть 3

Разложите вещи по местам

1. Приступите к сортировке тех вещей, которые сложили в кучу. Теперь у вас есть чистый стол и большая куча убранных со стола вещей. Начните расставлять эти вещи по местам. Не пропускайте ни одной вещи. Постепенно, расставляя все по местам, выбрасывайте мусор. Положите отдельно важные вещи, которые вы собираетесь переложить на полки или в ящики.

   • Не откладывайте на потом и сразу же постарайтесь разобраться с каждой вещью. Например, если вам нужно разорвать или измельчить документ, сделайте это сразу. Если нужно выбросить какую-то безделушку – смело бросайте ее в мусорное ведро. Не откладывайте на потом.
   • Если вам понадобится больше двух минут, чтобы разобраться с определенной вещью (например, если измельчитель бумаги находится в другом здании, или вам нужно купить тряпку), эту вещь необходимо отложить и записать себе напоминание в списке дел.
   • Предметы, которые вы собираетесь переложить на стол, должны находиться в одной куче. Предметы, которые нужно будет выбросить в мусор, должны находиться в мусорном ведре. Предметы, с которыми вы еще не решили, что делать, должны лежать в третьей куче.

2. Сложите вместе все вещи, с которыми вы еще не знаете, что делать. К этим вещам относятся предметы, которые не будут располагаться на рабочем столе, но которые вы не хотите выбрасывать в мусор. Сложите эти вещи в одну коробку и положите эту коробку в шкаф или кладовку.

   • Через месяц или полгода нужно снова разобрать эту коробку. Если за это время вы не пользовались вещами из этой коробки, выбросьте их в мусор. Потому что вероятность того, что они вам еще пригодятся, очень мала.

3. Теперь нужно расставить все эти предметы по рабочему столу. Нужно брать по одной вещи из первой кучи и класть ее на рабочий стол, на полку или в ящик. Ориентируйтесь по написанным пометкам или другой организационной системе. Итак, берите по одному предмету и располагайте его на рабочем месте.

4. Старайтесь регулярно убираться на столе. Чем чаще вы убираетесь, тем легче будет сохранить чистоту и порядок. В конце дня обязательно обратите внимание на свое рабочее место и приведите его в порядок. Выбросьте мусор и уберите со стола любые ненужные бумаги и документы.

   • Если вы будете наводить порядок на рабочем столе в конце каждого дня, на следующий день вы будете возвращаться на чистое рабочее место.
   • Выделите себе один день в неделю или в месяц, чтобы наводить порядок на рабочем столе (в зависимости того, как быстро он засоряется ненужными вещами и мусором).

Рабочее место - это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.

На Западе есть специальность "профессиональный организатор". Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования. Лиза Заслав - один из таких специалистов: "Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени".

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43-45 см от вас. Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше. "Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь". (Эмми Трейгер, профессиональный организатор из Чикаго) Другой эксперт, Эндрю Меллен, подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно. "Когда напоминалок слишком много, они бесполезны". (Эмми Трейгер) Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно. Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают. "Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого". (Лиза Заслав) Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте "общение" с электронной почтой

Email - это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма. Профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой. Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки. Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам: важные и срочные; срочные и неважные; важные и несрочные; несрочные и неважные. Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны. На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе? "Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него". (Эндрю Меллен)

Домоводство 0

Практически каждый человек, будь то школьник или взрослый, пользуется обыкновенным письменным столом. Не важно, стоит он в кабинете офиса или в доме.

Время от времени всем приходится что-то писать, чертить, заполнять документы и т.д. А уж если речь идёт , то мебельное изделие используется буквально постоянно.

Именно поэтому очень важно знать, как навести порядок на рабочем столе, чтобы можно было всегда найти тот или иной документ, или канцелярскую принадлежность, тем самым сэкономив время.

Чистое рабочее место

Заниматься делами всегда комфортнее в чистой и аккуратной обстановке. Поэтому важно время от времени (лучше как можно чаще) прибираться на столе.
Прежде всего, с него нужно убрать абсолютно все вещи, начиная с компьютера и заканчивая мелочами: не должно остаться вообще ничего.
После того, как все вещи убраны, стол требуется хорошенько протереть от пыли. Причём влажной тряпкой нужно не просто «повозить» по поверхности, а вытереть все труднодоступные участки стола, все полочки и ящички, если таковые имеются.

Вещи, которые были убраны со стола, также должны подвергнуться очистке от пыли. Ёмкости для канцелярских принадлежностей и других вещей необходимо протирать не только снаружи, но и изнутри, предварительно всё из них вынув.

Компьютер/ноутбук, обычно находящийся на рабочем месте, также не нужно оставлять без внимания. Кроме избавления сего агрегата от пыли, стоит позаботиться о чистоте экрана. Его можно очищать как специальными средствами для монитора, так и обычной влажной тряпочкой с небольшим количеством мыльного раствора.

Важно: ни в коем случае нельзя протирать монитор компьютера средствами, содержащими спирт и/или хлор, т.к. они могут запросто повредить специальное покрытие экрана. Также не рекомендуется использовать для очистки мониторов различные порошки (в том числе стиральный).

Избавление от мусора

Следующий этап наведения порядка — избавление от накопившегося мусора. Следует помнить, что мусором считаются не только исписанные листы или пустые стержни, но и многое другое.

В первую очередь, конечно, в мусорное ведро отправляется самый очевидный хлам. Это как раз ненужные бумажки, не пишущие стержни от ручек, обрывки скотча и т.д.

Далее нужно искать мусор более мелкий и незаметный. Так, стоит очистить все точилки для карандашей. Также проверить пеналы и стойки для письменных принадлежностей: в них могут заваляться разнообразные обломки от ручек, сломанные карандаши и другой мелкий мусор.

На предмет ненужного хлама следует проверить и различные документы/тетради/файлы и т.д. Очень часто многие оставляют ненужные листы и старые документы, в надежде, что они когда-нибудь пригодятся. В принципе, это правильно — иногда важные записи могут понадобиться в самый неожиданный момент. Однако, слишком долго хранить устаревшие файлы тоже не стоит — они лишь занимают рабочее пространство и собирают пыль.

Совет: чтобы каждый раз не бегать из комнаты в комнату с целью выкинуть хлам, стоит поставить под рабочим столом специальную мусорную корзину: когда в ней накопится много «отходов», их все можно будет просто вытряхнуть из этой корзины в обычное ведро.

Канцелярские принадлежности

После избавления от всего лишнего следует заняться разбором канцтоваров, обычно располагающихся на столе.
Все карандаши нужно поточить, в ручки вставить пишущие стержни.

Желательно рассортировать канцтовары. Карандаши должны находиться в одном месте с карандашами, ручки с ручками и т.д. Найти необходимую письменную принадлежность будет гораздо проще, если знать, где лежит каждая из них.

Канцелярские принадлежности стоит разделить на самые необходимые и те, которые используются нечасто. Первые положить поближе, чтобы в процессе работы их было легко найти, а остальные сложить в отдельный пенал и убрать туда, где они не будут мешать.

Документы и личные вещи

Помимо канцтоваров, у каждого на рабочем месте есть ещё много вещей, нужных и не очень. Их тоже надо периодически разбирать, чтобы они не накапливались, мешая делам.

Самые важные документы, файлы и т.д. лучше сложить в отдельную папку или несколько папок, чтобы они не валялись по столу, занимая место и теряясь в общей куче вещей и бумаг.

Практически у всех на рабочей мебели, помимо бумаг и канцтоваров, стоять личные, «милые сердцу» вещи. Рамки с фотографиями, сувениры, просто симпатичные безделушки — всё это радует глаз и часто навевает хорошие мысли и воспоминания. Однако излишняя загруженность подобными вещами тоже ни к чему: они отвлекают от работы и занимают много места.

Компьютер, стоящий на столе, также нужно периодически «чистить» — сортировать файлы, удалять ненужное и т.д. Тогда в документах, хранящихся в цифровом формате, будет намного легче разобраться.

Для того, чтобы не забывать о каких-либо запланированных важных делах и планах, на компьютер можно приклеивать стикеры с напоминаниями. Но делать это без фанатизма, т.к. множество стикеров только путает и отвлекает от дел.

Самые необходимые принадлежности для письма и предметы в принципе стоит держать возле себя, чтобы их всегда можно было быстро достать.

Если знать, как убраться на рабочем столе правильно, поддерживать там порядок в дальнейшем не составит труда, а нужные вещи всегда будут под рукой.