Помощь по Теле2, тарифы, вопросы

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Рассмотрим новый порядок и приведем образцы заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении сотрудника.

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Обсудим далее заполнение трудовых книжек в 2017 году. Образцы, новые правила внесения записей в трудовые книжки приведем ниже.

Заполнение трудовых книжек в 2017 году надо вести по новым правилам. Они утверждены приказом Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.

Теперь в трудовой книжке нужно ставить печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении.

Так вот, с 27 ноября 2016 года печать ставится в трудовых книжках только при наличии. Если же в вашей фирме нет печати, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати в трудовой книжке смотрите ниже.

Еще по этой теме:

• Когда заполнить трудовую книжку сотрудника на испытательном сроке

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Если работодатель оформляет новую трудовую книжку на сотрудника, ему следует заполнить в ней титульный лист. Оформить книжку надо в течение недели со дня, как принят сотрудник на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Заполнение трудовых книжек в 2017 году должно вестись перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращать слова в трудовой книжке нельзя (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).

На титульном листе указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения следует указать на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

А образование, профессия и специальность вписывается согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже. Поля, которые заполнил кадровик, выделены синим цветом.

Как внести запись в трудовой книжке о приме на работу в 2017 году

Запись в трудовой книжке о приеме на работу надо вносить на основании приказа директора о приеме сотрудника. Все записи следует делать без сокращений.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо указать полное и сокращенное название организации. Вместо записи можно поставить штамп, если на нем стоит полное и сокращенное наименование фирмы.

Порядковый номер ставится в графе 1, а дата приема на работу – в графе 2. В графе 3 нужно указать, что сотрудник принят в организацию с названием должности, профессии или квалификации. В графе 4 следует поставьте слово «Приказ» и реквизиты приказа о приеме на работу.

Заверять подписью и печатью запись о приеме не нужно. Образец записи о приеме на работу смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении сотрудника

Записи в трудовой книжке при увольнении в 2017 году делаются на основании приказа руководителя об увольнении. В графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата расторжения трудового договора.

В графе 3 будет основание и причина прекращения трудового договора. Обратите внимание, что запись должна соответствовать формулировкам из Трудового кодекса, причем без сокращений.

В графе 4 пишется слово «Приказ» и реквизиты приказа об увольнении также без сокращений.

Запись заверяется подписью руководителя организации или должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также надо попросить работника расписаться под записью. Затем поставить печать организации, если она есть.

Образец записи об увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.

В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.

Нормативная база

Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.

Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.

Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

1. Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003).
2. Инструкция (приказ Минтруда № 69 от 10.10.2003).

Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.

Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.

Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение

Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.

И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.

Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.

Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий

Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.

После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.

Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.

Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.

Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.

Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.

Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Форма заполнения сведений о работнике выглядит следующим образом:

1. Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
   Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
2. Образование сотрудника.
   Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
3. При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
4. Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
   Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.

После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.

Как оформить книжку в части сведений о работе

В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.

Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.

Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!

В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.

Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.

Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.

Как заполнять документ в разных случаях: образцы

Впервые

Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.

Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Дубликат

Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».

При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.

В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.

Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.

Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.

Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.

Как оформить дубликат трудовой книжки рассказывается в видео.

Копия

Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.

Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.

После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.

Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.

Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:

1. Паспорт.
2. СНИЛС.
3. Трудовую книжку.
4. Военный билет.
5. Водительские права.
6. Документы об образовании.

Для водителя

Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.

В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.

Для граждан РБ

Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.

Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.

можно на нашем сайте.

Образец докладной записки на руководителя можно найти . Образцы оформления докладной записки на сотрудника, о премировании, особенности составления документов в Республике Беларусь и в Украине.

Как открыть продуктовый магазин .

Как вносить исправления

Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.

Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.

Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.

На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Особенности аннулирования записи

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.

Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.

Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.

Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по-правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.

Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.

Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.

Как делать записи в трудовой книжке о работе узнайте из видео.

Вконтакте

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по .

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных ). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных ). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения

Читайте в нашей статье:

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка - это документ, наиболее полно отражающий трудовую деятельность гражданина и при ее заполнении кадровики обязаны соблюдать определенные правила (Постановление №225 от 16.04.2003г).

Если человек устраивается на свою первую в жизни работу, бланк трудовой книжки выдаётся организацией, которая его принимает, она же заполняет и титульный лист.

Неправильное заполнение титульного листа может в будущем создать проблемы сотруднику, поэтому отнестись к его оформлению следует с особым вниманием:

фамилия, имя и отчество вносятся полностью в соответствующие строки, не допускается использование инициалов;

дата рождения вносится арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг (частая ошибка кадровиков – обозначение месяца рождения буквенным эквивалентом);

образование - эта строка заполняется строго в соответствии с подтверждающими документами:

В нашей стране люди довольно рано начинают свою трудовую деятельность, зачастую совмещая её с учебой в колледже или вузе. При заполнении трудовой книжки на такого работника у кадровиков может возникнуть вопрос – а что писать в строке «образование»? Согласно правилам, конечно, нужно вносить сведения на основании школьного аттестата, поскольку диплома у студента пока еще нет. Однако, не будет нарушением временно оставить пустой эту строку, и по факту получения диплома, внести в неё соответствующие сведения;

специальность - заносится на основании диплома. Распространенная ошибка при заполнении трудовой книжки в 2019 году – кадровик путает квалификацию и специальность, хотя в документе об образовании эти понятия четко разделены. Возвращаясь к вопросу о сотрудниках-студентах – очевидно, что специальности они пока не получили, так что же писать в этой строке? По аналогии с предыдущей, лучше всего оставить ее временно не заполненной, чем допускать нелепую ошибку и вписывать сюда не специальность, а должность, на которую принимают сотрудника;

дата оформления документа чаще всего совпадает с датой приема на работу (по приказу), но не всегда, поскольку работодатель обязан заполнять трудовую книжку только тех сотрудников, которые проработали более пяти дней;

На титульном листе обязательны подписи владельца книжки и лица, выдавшего её. Заверяется документ печатью организации.

Как заполнить трудовую: пошаговая инструкция

Любые сведения заносятся в трудовую книжку не позднее, чем через 7 дней после издания руководителем соответствующих приказов. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника – тогда отметка проставляется в трудовой книжке в последний рабочий день.

Структура документа довольно проста и понятна для заполнения, однако, существуют некоторые тонкости, о которых необходимо знать.

Шаг 1. Раздел «Сведения о работе». Начинать заполнение этого раздела нужно, как ни странно, со столбца 3. Первая запись в нем – это название первой организации, в которую принят на работу владелец трудовой книжки, своеобразный подраздел, в котором в дальнейшем будут фиксироваться события трудовой деятельности человека в этой организации.

Шаг 2. Вернемся к столбцам 1 и 2. Строки, в которых указано название организации, не нумеруются. Порядковый номер присваивается только той строке, в которой, в соответствии с записями в столбце 3, зафиксировано событие.

Шаг 3. Заносим в столбец 3 непосредственно суть события с указанием его причины, если она имеется. При приеме на работу, например, таковой причины не указывается. В этом же столбце регистрируются прочие события, касающиеся трудовой деятельности служащего:

• прием на работу;
• постоянный перевод на другую должность (временный перевод в трудовой книжке не фиксируется);
• сведения о повышении квалификации, изменении квалификационной категории или разряда;
• увольнение.

Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2018 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).

Эта информация не имеет прямого отношения к трудовой деятельности человека, поэтому такой записи в столбце 1 порядковый номер не присваивается, но в столбце 4 указывается основание, согласно правилам.

Шаг 4. Должность и подпись лица, вносившего запись – строкой ниже.

Шаг 5. В столбце 4 обозначены реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Обычно это приказы руководителя, т.е. запись может выглядеть так «Приказ №17 от 25.02.2018 г».

Шаг 6. Занесение каждой новой записи в трудовую книжку помимо заверения подписью руководителя, визируется печатью организации.

Шаг 7. При приеме на новое место работы в столбце 3 работодатель пишет название организации (без нумерации в столбце 1), после чего вносит первую запись о приеме на работу, уже нумеруя её. Стоит отметить, что нумерация используется сквозная, то есть, каждый последующий работодатель продолжает нумерацию, начатую предыдущим.

Раздел сведений о награждениях и поощрениях заполняется аналогично разделу сведений о работе. Здесь отражена информация о присвоенных званиях, полученных наградах и грамотах, включая государственные. Заносятся только те награждения, которые выданы согласно приказу руководства. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» (с указанием реквизитов приказа в ст.4).

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

Есть и не слишком приятные причины, которые не так часто можно увидеть в трудовых книжках. Например: в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с нарушением требований по охране труда, в связи с предоставлением подложных документов и т.п.

Внимательно изучив Трудовой Кодекс, можно найти статьи, соответствующие этим и другим причинам, и обязательно указать их в трудовой книжке, если все-таки не удалось избежать так называемого «увольнения по статье».

Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.

Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.

Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.

Кто и как оформляет

В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.

Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2019 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.

Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.

Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.

В трудовую книжку вносится информация о:

• поступлении на работу;
• переводе на другую должность или в другую фирму;
• смене фамилии, имени или отчества;
• военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
• повышении квалификационного уровня;
• прекращении трудовой деятельности.

В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:

• Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
• Указание паспортных данных производится на титульной странице.
• После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.

Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.

Общие сведения о работе

Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.

При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.

Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.

Требуется указание:

• номера записи;
• даты внесения сведений;
• пометки о совместительстве работника;
• наименования подразделения;
• профессиональной направленности;
• занимаемой должности;
• квалификационных данных.

Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.

Данные на титульном листе

Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.

На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:

1. Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
2. Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
3. Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
4. В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
5. При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
6. Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
7. Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).

Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.

Правила заполнения трудовой книжки

Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.

Приём на работу

При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.

На первой странице должны быть отражены:

• фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
• дата рождения владельца книжки;
• образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
• специальность в соответствии с дипломом;
• дата заполнения документа;
• подписи работника и ответственного лица;
• печать учреждения.

Увольнение

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:

• Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
• Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
• Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
• Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.

Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.

При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.

В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.

При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.

Поощрения и дополнения

В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.

Среди поощрений выделяют:

• звания;
• награды;
• почетные грамоты;
• дипломы;
• нагрудные знаки.

Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.

Сотрудник отдела кадров должен прописать:

• порядковый номер;
• дату награждения;
• тип поощрения и характеристику;
• документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).

Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.

В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.

Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.

Выдача трудовой книжки исключена.

Представитель работодателя самостоятельно прописывает:

• порядковый номер;
• дату приема на работу;
• наименование организации, структурного подразделения, должности;
• номер и дату соответствующего приказа.

Увольнение производится аналогичным способом.

Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.

Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.

Пример выписки

Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.

В выписке указываются:

• дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
• данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
• основание для составления выписки (приказ с датой и номером).

Дубликат

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.

Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:

• приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
• выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
• трудовые соглашения;
• подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
• зарплатные ведомости;
• лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
• решение суда при восстановлении стажа.

Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:

Случаи исправлений

Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.

Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.

Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.

Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.

Сотрудник кадровой службы должен:

• перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
• над ней написать новую;
• слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
• заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.

Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:

• используют сокращения;
• ошибаются в ФИО;
• неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
• оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
• не ставят дату заведения книжки;
• не подписывают документ на титульном листе;
• не ставят печать учреждения;
• путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
• увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
• не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.

Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.

Стандартные требования

При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:

• Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
• Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
• Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
• Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
• Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
• Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
• Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
• Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.

Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.

Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2019 году, читайте