Выдача справок при увольнении. Оформление документов при увольнении сотрудника. Расчет взносов на соцстрах

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Трудовая книжка

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце — запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца нужна работнику для регистрации на бирже труда. Ее следует выдать в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Это раздел 3 расчета по страховым взносам, заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения по форме РСВ-1 за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета — «Назначение пенсии».

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов по форме СЗВ-М на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка — на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

копии приказов о переводах на другую работу;
справки о заработной плате;
справки о периоде работы у данного работодателя;
акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, штатное расписание, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ , должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.

Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

трудовую книжку;
справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

приказ о приёме данного сотрудника на работу;
приказы о повышении работника в должности;
приказы о переводе работника в другие отделы;
трудовой договор;
допсоглашения, если они заключались;
медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
приказ об увольнении;
трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.

Справки при увольнении

Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:

по нетрудоспособности;
по беременности и родам;
по уходу за ребёнком.

В справке нужно указать:

сведения о работодателе;
сведения о работнике;
выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).

Ещё один документ - справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:

по форме СЗВ - М;
по форме СЗВ - СТАЖ;
раздел 3 расчёта по страховым взносам.

Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ - М и СЗВ - СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.

Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.

Это можно сделать 2 способами:

можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
можно завести отдельный журнал.

Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.

Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.

В поле «Признак» нужно указать:

1 - если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
2 - если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.

Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

написать жалобу в инспекцию по труду;
написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

при личном посещении;
почтовым отправлением;
через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан - с помощью онлайн - приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения - 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Выплаты при увольнении

При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.

При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:

заработную плату за фактически отработанное до даты увольнения время;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
пособие по нетрудоспособности, если работник заболел в период обязательной отработки.

Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.

По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата - это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.

Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.

Заключение

Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов - это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»